Диплом Разработка подсистемы учета товаров и услуг

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………..7

  1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ……………………………………………9
    1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области….9
    1.1.1. Характеристика предприятия……………………………………….9
    1.2. Экономическая сущность задачи………………………………….10
    1.3. Обоснование необходимости и цели использования
    вычислительной техники для решения задачи……………………12
    1.4. Постановка задачи………………………………………………….13
    1.4.1. Цель и назначение автоматизированного варианта
    решения задачи………………………………………………………13
    1.4.2. Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ….14
    1.5. Анализ существующих разработок и обоснование
    выбора технологии проектирования………………………………15
    1.6. Обоснование проектных решений по видам обеспечения:
    1.6.1. по техническому обеспечению (ТО)………………………………25
    1.6.2. по информационному обеспечению (ИО)…………………………26
    1.6.3. по программному обеспечению (ПО)……………………………..29
    1.6.4. по технологическому обеспечению……………………………….32
  2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ………………………………………………….34
    2.1. Информационное обеспечение задачи…………………………….34
    2.1.1. Информационная модель и ее описание…………………………..34
    2.1.2. Используемые классификаторы и системы кодирования………..46
    2.1.3. Характеристика первичных документов с нормативно – справочной и входной оперативной информацией………………47
    2.1.4. Характеристика результатной информации………………………53
    2.2. Программное обеспечение задачи…………………………………59
    2.2.1. Структура меню…………………………………………………….59
    2.2.2. Описание программных модулей………………………………….64
    2.3. Технологическое обеспечение задачи……………………………..65
    2.3.1. Организация технологии сбора, передачи, обработки и
    выдачи информации…………………………………………………65
    2.3.2. Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и
    выдачи информации…………………………………………………71
    2.4. Описание контрольного примера реализации проекта…………..73
  3. ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ
    ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА………………………………………74
    3.1. Выбор метода расчета экономической эффективности………….74
    3.2. Расчет показателей экономической эффективности проекта……76
    ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………..82
    Список литературы……………………………………………………83
    Приложения……………………………………………………………84

ВВЕДЕНИЕ
Одним из факторов, определяющих уровень развития современного общества и его интеллектуальные возможности, является оснащённость его средствами вычислительной техники – основы автоматизации умственной деятельности человека. Сфера использования ЭВМ в настоящее время настолько широка, что нет такой области, где ее применение было бы нецелесообразным. Особенно важна роль ЭВМ для развития науки, роста промышленного производства и повышения эффективности управления.
Одна из существенных тенденций, характеризующая степень использования современной вычислительной техники,  определённое различие в темпах роста вычислительных мощностей и готовности пользователей применять ЭВМ для решения прикладных задач.
Рациональное и умелое использование богатейших возможностей ЭВМ является одной из серьёзных проблем настоящего периода развития общества, и актуальность решения этой проблемы растёт по мере увеличения парка ЭВМ и совершенствования их технического и программного оснащения. Эффективный путь решения указанной проблемы состоит в глубоком освоении и широком использовании на практике языков программирования высокого уровня, позволяющих записывать алгоритмы решаемых задач в довольно естественном для пользователя виде и затем использовать средства системного программного обеспечения ЭВМ для доводки программ до машинной реализации.
Предлагаемая программа реализует автоматизированную систему учета товаров и услуг в магазине компьютерных комплектующих. Данная подсистема должна обеспечивать возможность учета закупок и реализации компьютерных комплектующих, учета выполненных работ и оказанных услуг, начисление заработной платы работникам, формирование прайс-листа магазина и основных первичных документов и обеспечивать ввод, удаление, хранение, редактирование и выдачу информации, которая содержится в таблицах данных.
Цель работы – разработать данную подсистему, используя возможности среды визуального программирования Delphi.
Дипломная работа состоит из трех частей.
В первой части проекта рассмотрена структура и характеристика предприятия, экономическая сущность задачи. Определены недостатки существующей системы обработки информации и дано обоснование необходимости совершенствования информационной системы.
Во второй части работы рассмотрена разработанная информационная модель подсистемы, принцип работы программного обеспечения задачи, его структурная схема и описание программных модулей, а также технологическое обеспечение подсистемы.
В третьей части проекта изложено обоснование экономической эффективности проекта.
В результате проделанной работы, была создана такая подсистема с использованием инструментальных средств Delphi 6.0.
Программа обладает развитым графическим интерфейсом. С данной программой могут работать пользователи различной квалификации.

  1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области
Рынок компьютеров и компьютерных комплектующих переживает бум. Увеличение спроса накладывается на долгосрочный тренд расширения рынка, связанный с общим ростом благосостояния общества.
В разных регионах эта тенденция проявляется с различной силой. Но даже там, где спрос вырос в небольшой степени, компании, торгующие компьютерами и комплектующими, почувствовали твердую почву под ногами, обрели ту минимальную степень уверенности, которая позволяет заниматься долгосрочным планированием.
В то же время возрастает активность конкурентов и появляется необходимость в оптимизации деятельности компании с целью повышения ее эффективности.
Экстенсивные способы увеличения доходности торговли теперь необходимо сочетать с интенсивными – повышением производительности труда, оптимальным использованием торговых и складских площадей, транспорта, экономией времени и средств на рутинные операции. Комплексным средством решения этих задач является автоматизированная система управления торговой деятельностью компании.
1.1.1. Характеристика предприятия
Торговля компьютерами и комплектующими – это, прежде всего, повышенная сложность учета товаров. Товар может быть собственно товаром какого-либо наименования, комплектом (функционально единым товаром, состоящим из некоторого количества комплектующих, продажа которых отдельно друг от друга не имеет смысла) и услугой (например, доставка).
В торговле компьютерами и комплектующими очень важны сведения о различных параметрах товара. Предположим, в информационной базе содержатся сведения о наличии на складе 20 штук мониторов 17” Samsung, но не указано, что они поддерживают различную частоту развертки. В этом случае при обслуживании клиента, желающего приобрести всю партию для проведения работ на одном объекте, может возникнуть недоразумение, так как заказчик ожидает получить одинаковые мониторы. Отсутствие характеристик товара в базе создает трудности также при работе с поставщиками и дилерами, расчете запасов. Цены на товар вводятся для базовой единицы измерения. Единица учета – это минимальная единица измерения товара, до которой происходит округление количества товара, в случае если оно окажется дробным. Именно в единицах учета хранится остаток товара на складе.
Товар может иметь две цены – приходную и расходную. Предполагается, что в справочнике товаров всегда хранятся значения цен на товары с учетом НДС.
Торговля компьютерами и комплектующими складывается из операций с поставщиками и покупателями. Для регистрации торговых операций и ведения оперативного учета необходимо предусмотреть все необходимые документы.
Торговля товарами производится на едином складе компании, по которому ведется учет остатков и стоимости товаров.
Контрагенты: поставщики, клиенты.
1.2. Экономическая сущность задачи
Организация занимается поставкой, наладкой, настройкой компьютерной техники, оказывает услуги физическим и юридическим лицам по настройке компьютеров, установке программного обеспечения (ПО) и т.д.
В настоящее время процесс обработки экономической информации в компании организован обособленно и нет общей технологии документооборота, связанной с этим процессом. Все документы хранятся на бумажных носителях, а часть информации просто передается в устной форме.
Следствием такой организации являются частые потери информации, несвоевременность выполнения заданий и, как результат, потери клиентов, а, соответственно, дохода компании.
Разрабатываемая подсистема предназначена для автоматизации учета товара и услуг в ООО «Мир компьютерной техники». Главной целью создания подсистемы является повышение экономической эффективности деятельности компании.
В связи с этим можно выделить следующие основные задачи, которые необходимо реализовать в создаваемой подсистеме:

  • ведение базы данных товаров, услуг, контрагентов (клиентов и поставщиков), заключенных договоров, работников организации;
  • учет прихода и расхода товара, товара на складе в наличии;
  • учет оказанных услуг и выполненных работ;
  • начисление зарплаты работникам организации с повременной и сдельной формой оплаты труда;
  • учет движения денег в любой форме (банк, касса);
  • формирование следующих отчетных и первичных документов:
    • прайс-лист;
    • товар в наличии на складе;
    • книга продаж за заданный интервал времени;
    • книга покупок за заданный интервал времени;
    • платежное поручение;
    • счет;
    • счет-фактура;
    • накладная;
    • приходный кассовый ордер;
    • акт выполненных работ;
    • товарный чек.
    1.3. Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи
    В процессе исследования существующей системы обработки экономической информации в компании ООО «Мир компьютерной техники» были выявлены следующие недостатки:
  • на предприятии минимально используется персональный компьютер, он применяется в основном для печати платежных поручений (MS Word), а также для составления ведомостей и отчетов в виде таблиц, которые формируются вручную (MS Excel);
  • нерациональное распределение обязанностей между исполнителями, что приводит к потерям рабочего времени;
  • низкая оперативность доступа к нужной информации;
  • несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения и защиты целостности информации;
  • постоянные потери информации;
  • сложность анализа эффективности работы компании в целом.
    Исследование существующей системы обработки информации выявило необходимость совершенствования обработки данных, причем анализ ситуации позволил определить следующие потенциальные направления совершенствования существующей системы обработки информации:
  • устранение перечисленных недостатков, что позволило бы перевести существующую обработку информации на более высокий современный уровень;
  • разработка автоматизированной информационной системы дала бы возможность практически повысить эффективность, полностью отказаться от «ручной» обработки информации и перейти к автоматизированной ее форме;
  • создание новой АИС устраняет такие недостатки как, необходимость достаточно крупных вложений финансовых средств и необходимость настройки приобретаемого программного обеспечения на конкретные условия работы;
  • применение АИС, пакетов прикладных программ, локальных сетей позволит значительно повысить производительность труда сотрудников, занятых обработкой экономической информации.
    1.4. Постановка задачи
    1.4.1. Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи
    Целью данного дипломного проекта является разработка подсистемы учета товаров и услуг в ООО «Мир компьютерной техники», усовершенствование учета основных средств, товаров и услуг для увеличения эффективности работы компании. В рамках данного дипломного проекта подлежат разработке следующие функции:
  • ведение базы данных товаров, услуг, контрагентов (клиентов и поставщиков), заключенных договоров, работников организации;
  • учет прихода и расхода товара, товара на складе в наличии;
  • учет оказанных услуг и выполненных работ;
  • начисление зарплаты работникам организации с повременной и сдельной формой оплаты труда;
  • учет движения финансов в любой форме (банк, касса);
  • формирование следующих отчетных и первичных документов:
    • прайс-лист;
    • товар в наличии на складе;
    • книга продаж за заданный интервал времени;
    • книга покупок за заданный интервал времени;
    • платежное поручение;
    • счет;
    • счет-фактура;
    • накладная;
    • приходный кассовый ордер;
    • акт выполненных работ;
    • товарный чек.
    Реализация вышеперечисленных функций в разрабатываемой подсистеме позволит:
  • сократить время обработки и получения информации;
  • повысить степень достоверности обработки информации;
  • повысить уровень автоматизации и качества обработки информации;
  • добиться целостности и актуальности информации;
  • исключить избыточность информации;
  • упростить поиск и доступ к информации, не¬обходимой для составления отчетной документации;
  • возникнуть принципиально новым возможностям для работы пользова¬телей системы, например, работа с общей информационной базой;
  • исключить необходимость хранения информации на бумажных носителях.
    1.4.2. Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ
    Разработка и внедрение подсистемы учета товаров и услуг в ООО «Мир компьютерной техники» позволит вести единую базу данных. Подсистема будет полезна и необходима бухгалтеру, отделу продаж, кладовщику, менеджерам и руководителю, т.к. охватывает все участки деятельности предприятия.
    Бухгалтер может использовать данные подсистемы для начисления заработной платы, ведения книги учета доходов и расходов, создания первичных и отчетных документов.
    Руководитель предприятия имеет возможность отслеживать статистику продаж, выполненных услуг и проводить анализ деятельности организации в целом.
    1.5. Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования
    Для бухгалтерского учета создано большое число пакетов прикладных программ. Среди них можно отметить «1С: Предприятие», «Турбо-Бухгалтер», «Бухсофт», «Парус», «ABACUS» и др. В этих программах уже реализована задача учета товара и услуг, начисления зарплаты. Но кроме этих задач в них реализованы также десятки других, которые не все найдут свое применение на конкретном предприятии в силу специфики его деятельности.
    Платформа 1С:Предприятие 8 была создана с учетом 6-летнего опыта применения системы программ 1С:Предприятие 7.7, которую используют десятки тысяч разработчиков. В настоящее время более 1 000 000 организаций использует для автоматизации своей деятельности продукты, входящие в систему программ «1С:Предприятие». Несмотря на значительные изменения, версия 8 сохранила идеологическую преемственность с предыдущими версиями.
    Общая архитектура 1С:Предприятия
  • Общие механизмы
    Система 1С:Предприятие 8 имеет в своей основе ряд механизмов, определяющих концепцию создания прикладных решений. Наличие этих механизмов позволяет максимально соотнести технологические возможности с бизнес-схемой разработки и внедрения прикладных решений. В качестве ключевых моментов можно выделить изоляцию разработчика от технологических подробностей, алгоритмическое программирование только бизнес-логики приложения, использование собственной модели базы данных и масштабируемость прикладных решений без их доработки.
  • Прикладные механизмы
    Состав прикладных механизмов 1С:Предприятия ориентирован на решение задач автоматизации учета и управления предприятием. Использование проблеммно-ориентированных объектов позволяет разработчику решать самый широкий круг задач складского, бухгалтерского, управленческого учета, расчета зарплаты, анализа данных и управления на уровне бизнес-процессов.
  • Интерфейсные механизмы
    В 1С:Предприятии 8 реализован современный дизайн интерфейса и повышена комфортность работы пользователей при работе с системой в течение длительного времени.
  • Масштабируемость
    Технологическая платформа обеспечивает различные варианты работы прикладного решения: от персонального однопользовательского, до работы в масштабах больших рабочих групп и предприятий. Ключевым моментом масштабируемости является то, что повышение производительности достигается средствами платформы, и прикладные решения не требуют доработки при увеличении количества одновременно работающих пользователей.
  • Интеграция
    Система 1С:Предприятие 8 является открытой системой. Предоставляется возможность для интеграции практически с любыми внешними программами и оборудованием на основе общепризнанных открытых стандартов и протоколов передачи данных.
    В системе 1С:Предприятие 8 имеется целый набор средств, с помощью которых можно:
    • создавать, обрабатывать и обмениваться данными различных форматов;
    • осуществлять доступ ко всем объектам системы 1С:Предприятие 8, реализующим ее функциональные возможности;
    • поддерживать различные протоколы обмена;
    • поддерживать стандарты взаимодействия с другими подсистемами;
    • создавать собственные интернет-решения.
  • Web-сервисы
    Механизм Web-сервисов позволяет создавать Web-сервисы в конфигурации 1С:Предприятия 8, а также взаимодействовать в конфигурации 1С:Предприятия 8 с веб-сервисами, опубликованными сторонними поставщиками.
  • Система прав доступа
    Система прав доступа позволяет разрешать доступ пользователей только к тем данным, которые необходимы им для выполнения определенных функций в прикладном решении. Разработчик может создавать наборы прав, соответствующие должностям пользователей или виду деятельности. Например, могут быть введены такие наборы прав, как «Главный бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер», «Начальник отдела» и т.д.
  • Обмен данными
    Механизмы обмена данными, реализованные в технологической платформе 1С:Предприятие 8, позволяют создавать территориально распределенные информационные системы как на основе информационных баз 1С:Предприятия 8, так и с участием других информационных систем, не основанных на 1С:Предприятии 8.
    Например, можно организовать работу главного офиса, филиалов и складов предприятия в единой информационной базе, или обеспечить взаимодействие информационной базы 1С:Предприятия 8 с существующей базой данных Oracle.
  • Web-расширение
    Web–расширение, хотя и входит с состав технологической платформы, поставляется в виде отдельного программного продукта и позволяет встраивать доступ к данным 1С:Предприятия в существующие Web-сайты и Web-приложения, а так же создавать готовые Web-приложения, использующие информационную базу 1С:Предприятия 8.
  • Интернационализация
    Все тексты конфигурации и базы данных хранятся в формате UNICODE. Это значит, что любая текстовая информация может включать одновременно символы различных языков. Для основных европейских языков поддерживаются национальные представления дат, чисел, а также порядок сортировки текстов. Для конкретной информационной базы предоставляется возможность дополнительной настройки представления чисел, дат, времени.
    В 1С:Предприятии 8 предусмотрена возможность создания многоязычных прикладных решений — разработчик может создавать конфигурацию сразу на нескольких языках, а каждый пользователь — выбирать свой язык.
  • Экономическая и аналитическая отчетность
    Мощные средства формирования отчетов и печатных форм обеспечивают широкие возможности оформления и интерактивной работы:
    • интеллектуальное построение иерархических, многомерных и кросс-отчетов;
    • получение любых аналитических данных с произвольной настройкой пользователем без изменения прикладного решения;
    • группировки и расшифровки в отчетах, детализация и агрегирование информации;
    • сводные таблицы для анализа многомерных данных, динамическое изменение структуры отчета;
    • различные типы диаграмм для графического представления экономической информации.
  • Работа пользователя
    Современный дизайн интерфейса обеспечивает легкость освоения для начинающих и высокую скорость работы для опытных пользователей:
    • значительное ускорение массового ввода информации благодаря функции «ввод по строке» и эффективному использованию клавиатуры;
    • облегчение работы неподготовленных пользователей, быстрое освоение системы;
    • удобные средства работы с большими динамическими списками, управление видимостью и порядком колонок, настройка отбора и сортировки;
    • разнообразные сервисные возможности;
    • универсальные инструменты для создания отчетов любой сложности.
  • Полнотекстовый поиск
    Механизм полнотекстового поиска поддерживает указание поисковых операторов (И, ИЛИ, НЕ, РЯДОМ и др.). Возможно выборочное включение прикладных объектов и реквизитов в полнотекстовый поиск.
  • Средства администрирования
    Администратору прикладного решения предоставляются широкие возможности для управления работой пользователей и контроля действий, которые они выполняют. Также система предоставляет развитые механизмы обновления прикладного решения с использованием различных протоколов обмена данными, в том числе и через Интернет.
  • Средства разработки
    Технологическая платформа «1С:Предприятие 8» содержит средство разработки, с помощью которого создаются новые или изменяются существующие прикладные решения. Это средство разработки называется «конфигуратор». Так как он включен в стандартную поставку 1С:Предприятия 8, то пользователь может самостоятельно разработать или модифицировать прикладное решение (адаптировать его под себя), возможно, с привлечением сторонних специалистов.
    Финансово-хозяйственная система «ABACUS Financial» — это автоматизированная система управления финансово-хозяйственной деятельности предприятия или группы предприятий, предназначена для автоматизации управления технологией работы предприятия. Система позволяет получить всю необходимую информацию о финансово-экономическом состоянии предприятия, отразить полную картину хозяйственной деятельности предприятия, динамику процессов для принятия управленческих решений.
    Система рассчитана на предприятия, которые имеют значительный документооборот и решают серьезные финансово-хозяйственные и учетные задачи.
    Система позволяет интегрировать данные в единую систему документооборота предприятия, обеспечивающую информацией плановые, финансовые, производственные, юридические и другие службы.
    Базовая версия комплекса включает следующие разделы:
  • управление закупками;
  • управление продажами;
  • складской учет;
  • консигнационный склад;
  • управление товарооборотом;
  • услуги;
  • банк и касса;
  • взаиморасчеты;
  • подотчетные лица;
  • производство;
  • основные средства и вложения;
  • ценные бумаги;
  • управление персоналом;
  • заработная плата;
  • учет претензий;
  • оперативный бухгалтерский учет;
  • финансовый анализ.
    Система имеет следующие справочники:
  • справочник предприятий, входящих в группу компаний;
  • справочник организаций – контрагентов;
  • номенклатурный справочник товаров и услуг (структура справочника многоуровневая);
  • справочник единиц измерения;
  • справочник прайс–листов;
  • справочник складов;
  • справочник курсов валют ЦБ и ММВБ.
    Объем всех справочников не ограничен.
    Существующие на рынке системы требуют больших финансовых затрат, а эффективность от их использования не оправдывает размеры этих затрат. Данные системы предназначены для крупных коммерческих предприятий, поэтому многие реализованные в них функции являются избыточными.
    Таким образом, выбор автоматизированной информационной системы для торговой фирмы – дело ответственное. И на это имеются свои причины.
    Во-первых, АИС обычно приобретаются на достаточно долгий срок (среднее время «жизни» автоматизированных информационных систем – около 10 лет, но это не предел – во многих компаниях используются системы с гораздо большим «стажем» работы, правда, и обрастающими за это время новыми возможностями).
    Во-вторых, чтобы система автоматизации приносила ожидаемый эффект, она должна соответствовать данному предприятию – его возможностям, уровню развития и т.д.
    Наконец, стоимость АИС для средней торговой фирмы не так уж и мала.
    Критериев выбора систем автоматизации, как и других, достаточно сложных и дорогих товаров, существует, конечно же, много. Какие-то из них крайне важны, какие-то могут отражать очень индивидуальные потребности. В подобных ситуациях следует во многом ориентироваться на «здравый смысл», а также иметь в виду некоторые ключевые моменты, носящие специальный характер.
    Выбирая систему автоматизации, стоит обратить внимание на следующее:
  • что система автоматизации может делать, или какова ее функциональность;
  • во что обойдется приобретение системы, запуск ее в эксплуатацию и поддержание в рабочем состоянии, т.е. какова ее совокупная стоимость (крайне важно знать именно общую стоимость, а не просто цену программного обеспечения).
  • есть ли гарантии успешного завершения проекта внедрения и полноценного ввода системы в эксплуатацию;
  • что у системы «внутри» и следовательно, насколько она надежна, долговечна, производительна, в конце концов, современна;
  • какова эффективность и возможные сроки окупаемости системы;
  • уровень и качество сервиса в послепродажный период;
  • возможность сопровождать и развивать систему силами специалистов самой фирмы;
  • каковы перспективы системы, будет ли она развиваться и поддерживаться поставщиком в будущем.
    Очень важно сначала выявить реальные потребности фирмы.
    Определить реальные потребности фирмы в автоматизации – дело не простое. Очень хорошо, если на фирме разработан план развития на несколько лет вперед, в котором определена роль информационных технологий и описана последовательность создания корпоративной автоматизированной системы управления. Такой продуманный подход дает наибольшую отдачу, существенно снижает риск выбрать «не ту» АИС и избежать проблем так называемой «лоскутной» автоматизации. В качестве первоочередных задач может рассматриваться автоматизация наиболее критичных на данном этапе видов деятельности («узких» мест, от которых существенно зависит жизнь фирмы), или наиболее трудоемких при обработке традиционным способом (среди последних – например, бухгалтерский и налоговый учет, бюджетирование, расчет зарплаты, и др.).
    Таким образом, было принято решение о разработке и последующем внедрении собственной подсистемы учета товаров и услуг в ООО «Мир компьютерной техники».
    Данное решение требует минимальных финансовых вложений, а также наиболее полно учитывает специфику работы данной организации и требования, предъявляемые этой организацией к автоматизированной информационной системе.

1.6. Обоснование проектных решений по видам обеспечения
1.6.1. По техническому обеспечению (ТО)
Реализация проекта предполагает ведение учета на персональном компьютере. Минимальные необходимые требования для работы системы:

  • процессор Pentium 166 MHz и выше (рекомендуется Pentium II 400 MHz);
  • объем оперативной памяти 128 Мб;
  • монитор SVGA с поддержкой разрешения 800*600 и выше;
  • минимальное свободное место на жестком диске 100 мегабайт;
  • печатающее устройство;
  • клавиатура, мышь;
  • привод для гибких дисков 3’5 или привод CD-ROM.
    Предъявленные выше требования к процессору и оперативной памяти – это требования к небольшим и средним приложениям, написанным на Delphi. Программа настроена на работу в разрешении 800*600 и выше, так как в более низком разрешении экранные формы не видны полностью. Свободное место на жестком диске необходимо для установки программы и драйверов. В процессе работы с программой при увеличении размера базы данных потребуется дополнительное свободное место на жестком диске. Принтер необходим для распечатки отчетов. Для установки программы и драйверов необходим привод для гибких дисков или привод CD-ROM.
    1.6.2. По информационному обеспечению (ИО)
    Информация столь же необходима управленческому аппарату, как объекту управления – сырьё и ресурсы. Она формируется в результате обработки специфического сырья, известного под названием данные. Последние отражают конкретные финансово-хозяйственные факторы, состояние или процессы и имеют собственный материальный носитель (бухгалтерские и финансовые документы, сигналы, поступающие от датчиков, дисплеи, магнитные носители и т.д.). Любая система управления имеет дело с двумя видами информации: внешней (информация о внешней среде) и внутренней (циркулирующей между управленческим аппаратом и объектом управления).
    Для внешней информации характерны приблизительность, неточность, обрывистость, противоречивость. В основном она касается состояния рынка и конкурентов, прогнозов процентных ставок и цен, налоговой политики и политической ситуации. По своей природе такая информация носит вероятностный характер, и поэтому её обработка стандартными программными средствами затруднена. Это потребовало создания особых информационных систем, получивших название экспертных. Такие системы способны давать точные выводы на основе недетерминированной информации.
    Внутренняя информация возникает в самой системе управления и отражает в различные временные интервалы развитие объекта управления, его финансово-хозяйственное состояние и директивные цели на случай отклонений от установленных параметров. Как правило, эти данные измеряются, и в управленческих документах фиксируется точная информация.
    В зависимости от уровня управления используются различные виды информации. Так, для высшего руководства, разрабатывающего стратегию деятельности, применяется в основном внешняя и в меньшем объёме внутренняя информация. На оперативном уровне используется только внутренняя, а на среднем – большей частью внутренняя и частично – внешняя. Эти виды информации хранятся на своих носителях, составляя информационную базу, на основе которой функционирует экономическая информационная система (ЭИС). Информационная база состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной.
    К внемашинной относится та часть, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств, например, документы (наряды, акты, накладные, счета или регистры, ведомости и т.д.).
    Внутримашинное информационное обеспечение состоит из программ организации, накопления, ведения и доступа к данным, а также файлов на магнитных носителях, то есть, все, что касается обработки, хранения и представления информации внутри ЭВМ.
    Информационное обеспечение подсистемы включает в себя:
    • Входную информацию:
  • данные о товарах;
  • данные о группах товаров;
  • данные об услугах;
  • данные о работниках;
  • данные о должностях и окладах;
  • данные о приходе и расходе товара;
  • данные о выполненных работах и оказанных услугах;
  • данные о движении денег в кассе и банке. • Справочники:
    • контрагенты — заносятся данные об организациях-поставщиках и клиентах;
    • договора – вводится информация по договорам на поставку и оказание услуг;
    • наши реквизиты – организационная информация;
    • производители – наименования фирм — производителей;
    • группы товара – перечень наименований групп товаров;
    • товар – заносятся данные обо всех поступающих и имеющихся в наличии товарах;
    • должности – перечень должностей с соответствующими им окладами;
    • работники – заносятся все необходимые данные по работникам организации;
    • услуги – перечень и характеристика оказываемых услуг;
    • пользователи подсистемы.
      • Выходные документы:
  • прайс-лист;
  • товар в наличии на складе;
  • книга продаж за заданный интервал дат;
  • книга покупок за заданный интервал дат;
  • платежное поручение;
  • счет;
  • счет-фактура;
  • накладная;
  • приходный кассовый ордер;
  • акт выполненных работ;
  • товарный чек.
    Такие документы как, «счет», «счет-фактура», «накладная», «акт выполненных работ», имеют унифицированную форму, поэтому нет необходимости их проектировать.
    При проектировании остальных документов должны быть учтены следующие требования:
  • данные, отражаемые в них должны быть достаточными для целей управления;
  • данные должны быть достоверными и понятными пользователю.
    1.6.3. По программному обеспечению (ПО)
    Программное обеспечение (ПО) – совокупность программ системы обработки данных и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. Различают общее и прикладное программное обеспечение.
    В общее программное обеспечение включают: операционные системы, системы программирования, сервисные программы.
    Операционная система – это программа, которая автоматически загружается при включении компьютера и представляет пользователю базовый набор команд, с помощью которых можно общаться с компьютером: запустить программу, отформатировать дискету, скопировать файл и т.д.
    Системы программирования представляют собой инструментальные средства для квалифицированных пользователей – программистов и непрограммистов. Инструментальные средства программиста определяют информационные технологии, предназначенные для проектирования функционального программного обеспечения. Функциональное ПО – это программная реализация конкретных функций информационного работника с использованием различных информационных технологий. То есть это настройка автоматизированного рабочего места (АРМ), СУБД, гипертекстов, мультимедиа, экспертных систем, программного комплекса задач и подсистем ЭИС, построенных с помощью других средств проектирования, на конкретного информационного работника конкретного предприятия, учитывающая специфику сложившейся там системы обработки данных.
    Инструментальные средства пользователя определяют информационные технологии, доступные пользователю с любой квалификацией в области вычислительной техники и программирования.
    Сервисные программы представляют ряд услуг по обеспечению эксплуатации ЭВМ и программного обеспечения.
    Рекомендуемой операционной системой является любая система семейства Windows, начиная с системы Windows 98. Выбор операционной системы для компьютера — рабочей станции определяется исключительно аппаратно-техническими характеристиками, а, следовательно, производительностью самой рабочей станции.
    Прикладное программное обеспечения: Microsoft Excel 97/2000/XP.
    Электронная таблица Microsoft Excel необходима для предоставления возможности редактирования и печати выходных документов в разрабатываемой системе.
    Средством для реализации проекта выбрана система визуального программирования Delphi 6.0.
    Данный выбор обусловлен большим количеством инструментальных средств, а также компонентов, предназначенных для создания приложений, осуществляющих операции с базами данных (БД), существующих в среде Delphi. Для операций с базами данных система Delphi предоставляет следующие инструментальные средства:
  • Borland Database Engine (BDE) – процессор баз данных, который представляет собой набор библиотек, предназначенных для организации доступа к БД из приложений Delphi.
  • BDE Administrator – утилита для настройки BDE. Позволяет настраивать различные параметры БД.
  • Database Desktop – программа для создания и редактирования таблиц SQL- и QBE-запросов.
  • SQL Explorer – проводник БД, позволяющий настраивать параметры БД.
  • SQL Monitor – программа для отслеживания порядка выполнения SQL-запросов;
  • InterBase Server – многопользовательская версия SQL-сервера Borland InterBase.
    Среда Delphi 6.0 поддерживает основные принципы объектно-ориентированного программирования  инкапсуляцию, полиморфизм и множественное наследование. Визуальное наследование форм воплощает важнейший аспект объектно-ориентированного программирования в удобном для пользования инструменте визуального проектирования. Характеристики новой формы приложения могут быть унаследованы от любой другой существующей формы, что обеспечивает централизованную репродукцию изменений пользовательского интерфейса, облегчает контроль за кодом и уменьшает временные затраты на введение новых качественных атрибутов.
    Delphi 6.0 поддерживает связь с различными базами данных: dBASE, Paradox, Oracle, InterBase, Access, FoxPro.
    База данных была разработана в системе управления базами данных (СУБД) Paradox.
    Одним из преимуществ данного формата является то, что таблицы Paradox имеют характеристику проверки целостности (Referential Integrity). Данная характеристика предотвращает добавление записей в дочернюю таблицу, для которых нет соответствующих записей в родительской таблице. Это также изменяет ключевое(ые) поле(я) в дочерней таблице при изменениях в соответствующем(их) ключевом(ых) поле(ях) родительской таблицы (каскадированное обновление). Эти события происходят автоматически, и не требуют никакого вмешательства со стороны Delphi-приложений, использующих эти таблицы. Тем не менее, характеристика проверки целостности таблиц Paradox не работает с каскадированным удалением. То есть, Delphi не позволит удалять записи в родительской таблице при наличии существующих записей в дочерней таблице. Это могут сделать только дочерние записи «без родителей», обходя проверку целостности. При попытке удаления такой родительской записи, Delphi сгенерирует объект исключительной ситуации.

1.6.4. По технологическому обеспечению
Под технологическим процессом обработки экономической информации понимается определенный комплекс операций, выполняемых в строго регламентированной последовательности с использованием определенных методов обработки и инструментальных средств, охватывающих все этапы обработки данных, начиная с регистрации первичных данных и заканчивая передачей результативной информации пользователю для выполнения функций управления.
В существующей системе обработки экономической информации присутствует много недостатков, которые были рассмотрены в п. 1.3. Благодаря внедрению разрабатываемой подсистемы, значительно увеличится эффективность работы и производительность труда. В результате реализации данного проекта будут минимизированы или полностью устранены существующие недостатки:

  • потери времени на обработку и получение информации;
    При наличии электронной базы данных, содержащей всю необходимую для работы информацию, и средств ее поиска доступ к любой информации, содержащейся в базе, будет осуществляться значительно быстрее.
  • низкая степень достоверности обработки информации;
  • низкий уровень автоматизации и качества обработки информации;
  • избыточность информации;
  • трудности поиска и доступа к информации, не¬обходимой для составления отчетной документации;
  • хранение информации на бумажных носителях, и как следствие частые потери информации;
    При электронном хранении информации, защите ее целостности, реализованном механизме транзакции, возможность потери информации исключается.
  • сложность анализа эффективности работы организации;
    В подсистеме предусмотрено построение диаграммы статистики продаж.
  1. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Информационное обеспечение задачи
2.1.1. Информационная модель и ее описание
Среди многообразия графических нотаций в методологиях структурного анализа, наиболее часто и эффективно применяются следующие:
DFD (Data Flow Diagrams) – диаграммы потоков данных совместно со словарями данных и спецификациями процессов (мини-спецификациями);
ERD (Entity-Relationship Diagrams) – диаграммы “сущность-связь”;
STD (State Transition Diagrams) – диаграммы переходов состояний.
Все они содержат графические и текстовые средства моделирования: первые – для удобства отображения основных компонент модели, вторые – для обеспечения точного определения ее компонент и связей.
Классическая DFD показывает внешние по отношению к системе источники и стоки (адресаты) данных, идентифицирует логические функции (процессы) и группы элементов данных, связывающие одну функцию с другой (потоки), а также идентифицирует хранилища (накопители) данных, к которым осуществляется доступ. Структура потоков данных и определение их компонент хранятся и анализируются в словаре данных. Каждая логическая функция (процесс) может быть детализирована с помощью DFD нижнего уровня; когда дальнейшая детализация перестает быть полезной, переходят к выражению логики функции при помощи спецификации процесса (мини-спецификации). Содержимое каждого хранилища также сохраняют в словаре данных, модель данных хранилища раскрывается с помощью ERD. В случае наличия реального времени DFD дополняется средствами описания зависящего от времени поведения системы, раскрывающимися с помощью STD.
Необходимо отметить, что для функционального моделирования наряду с DFD достаточно часто применяется и другая нотация – SADT (точнее, ее стандартизированное подмножество IDEF0).
Таким образом, перечисленные выше средства позволяют сделать полное описание системы независимо от того, является ли она существующей или разрабатываемой с нуля.
Декомпозиция DFD осуществляется на основе процессов: каждый процесс может раскрываться с помощью DFD нижнего уровня.
Важную специфическую роль в модели играет специальный вид DFD – контекстная диаграмма, моделирующая систему наиболее общим образом. Контекстная диаграмма отражает интерфейс системы с внешним миром, а именно, информационные потоки между системой и внешними сущностями, с которыми она должна быть связана. Она идентифицирует эти внешние сущности, а так же, как правило, единственный процесс, отражающий главную цель или природу системы насколько это возможно. И хотя контекстная диаграмма выглядит тривиальной, несомненная ее полезность заключается в том, что она устанавливает границы анализируемой системы. Каждый процесс должен иметь ровно одну контекстную диаграмму, при этом нет необходимости в нумерации единственного ее процесса.
DFD первого уровня строится как декомпозиция процесса, который присутствует на контекстной диаграмме.
Построенная диаграмма первого уровня также имеет множество процессов, которые в свою очередь могут быть декомпозированы в DFD нижнего уровня. Таким образом, строится иерархия DFD с контекстной диаграммой в корне дерева. Этот процесс декомпозиции продолжается до тех пор, пока процессы могут быть эффективно описаны с помощью коротких (до одной страницы) миниспецификаций обработки (спецификаций процессов).
Для разработки функциональной модели подсистемы использовалась методология DFD с применением CASE-средства верхнего уровня BPWin.
Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов (так называемая модель AS-IS) и идеального положения вещей, то есть то, к чему нужно стремиться (модель ТО-ВЕ). Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм, единичных описаний фрагментов системы.
В результате анализа предметной области была разработана функциональная модель подсистемы учета товара и услуг в ООО «Мир компьютерной техники». Проектирование проводилось на основе смешанной методологии IDEF0 и DFD.
Контекстная диаграмма, приведенная на рисунке 1, реализована с помощью методологии IDEF0. Главной компонентой является диаграмма «Отчетность ООО «Мир компьютерной техники».
Учет прихода и реализации товара, оказания услуг и выполненных работ, а также формирование всей отчетности и начисление заработной платы ведется на основе:

  • установленных положений по бухгалтерскому учету (ПБУ);
  • налогового законодательства;
  • трудового законодательства;
  • бухгалтерской системы;
  • непосредственно руководителем.
    Входной информацией служат:
  • данные о приходе товара;
  • данные о расходе товара;
  • данные об оказанных услугах и выполненных работах;
  • данные об отработанном времени;
  • данные о банковских и кассовых платежах.
    Результатом работы подсистемы является формирование:
  • приходной накладной;
  • расходной накладной;
  • счета;
  • товарного чека;
  • кассовых и банковских документов;
  • акта выполненных работ;
  • начисленная заработная плата.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма системы.

     Функциональная декомпозиция подсистемы первого уровня, приведенная на рисунке 2, проводится на основе методологии DFD. На этом уровне выполняются следующие функции:
  • учет товара;
  • учет выполненных работ;
  • начисление зарплаты;
  • формирование кассовых и банковских документов.
    Учет товара производится руководителем и бухгалтерской системой на основе данных о приходе и расходе товара. Результатом является формирование приходной или расходной накладной, счета и товарного чека.
    Учет выполненных работ производится на основе данных о выполненных работах, справочных данных об услугах (стоимость работ и услуг, норма времени выполнения, оплата). Результатом является формирование акта выполненных работ, а также данных о затраченном времени на выполнение работ.
    Начисление заработной платы производится на основе данных об отработанном времени персонала, работающего на фиксированном окладе, а также данные о затраченном времени для работников, работающих повременно, и работников, привлеченных со стороны. Одновременно используются справочные данные о должностях и соответствующих им окладах, а также данные о работнике (в частности, ставка). Результатом является начисление заработной платы по фиксированной или сдельной оплате труда.
    Формирование кассовых и банковских документов производится на основе данных о произведенных и производимых платежах. Результатом является формирование приходного или расходного кассового ордера, платежного поручения.

Рисунок 2. Функциональная декомпозиция системы первого уровня.

     Функциональная декомпозиция подсистемы второго уровня, приведенная на рисунке 3, описывает процесс «Учет товара». На этом уровне выполняются следующие функции:
  • оприходование товара;
  • реализация товара.
    Оприходование товара производится руководителем и бухгалтерской системой на основе данных о приходе товара, справочных данных из каталога товаров. Результатом является формирование приходной накладной и информации о наличии товара на складе.
    Реализация товара производится на основе данных о расходе товара и данных о наличии товара на складе. Также используются справочные данные из каталога товаров. Результатом является формирование расходной накладной, счета или товарного чека.

Рисунок 3. Функциональная декомпозиция системы второго уровня.
Словарь данных:

  • Отчетность ООО «Мир компьютерной техники»  основной процесс.
  • Учет товара  оприходование и реализация товара, формирование приходных и расходных накладных, счетов, товарных чеков.
  • Учет выполненных работ  определение итогов по выполненным работам и услугам, формирование акта выполненных работ, определение затраченного времени на выполнение работ.
  • Начисление зарплаты  начисление заработной платы по фиксированной или сдельной оплате труда.
  • Оприходование товара  учет прихода товара, формирование приходной накладной, формирование информации о наличии товара на складе.
  • Реализация товара  учет расхода товара, формирование расходной накладной, счета или товарного чека.
  • Формирование кассовых и банковских документов  формирование приходного кассового ордера или платежного поручения. В приложениях 1, 2 показаны физическая и логическая ER-диаграммы подсистемы учет товаров и услуг в ООО «Мир компьютерной техники». Разработанная модель находится в третьей нормальной форме т.к.:
  • атрибуты сущностей являются атомарными;
  • каждый не ключевой атрибут функционально полно зависит от первичного ключа;
  • в модели отсутствуют транзитивные зависимости не ключевых атрибутов от ключа.
    2.1.2. Используемые классификаторы и системы кодирования
    Классификатор  это механизм (элемент модели), описывающий определенные черты структуры и поведения системы. К классификаторам относятся классы, типы данных, интерфейсы, подсистемы. Наиболее общими классификаторами являются классы. Все прочие классификаторы определяются относительно их сходства с классами, с учетом их ограничений по содержанию или использованию. При этом каждый вид классификатора представлен в метамодели своим собственным классом. Большая часть свойств класса есть и у классификаторов, однако каждый из них имеет свои ограничения.
    В процессе проектирования задачи были использованы классификаторы, информация которых однозначно идентифицирует объекты классифицируемого множества и признаки классификации, объективно отражает существующие отношения между объектами и обеспечивает сопоставимость показателей по качественным и количественным признакам.
    Коды всех классификаторов имеют числовое представление. Присвоение кода новому элементу в классификаторах осуществляется по следующей формуле:
    Kn=Kn-1+1,
    где Kn – код нового элемента;
    Kn-1 – код последнего введенного элемента.

Таблица 1. Описание классификатора.
Наименование кодируемого множества объектов Значность кода Система кодирования Вид классификатора
Табельный номер 3 Порядковая Локальный
Номер заказа 4 Порядковая Локальный
Номер договора 4 Порядковая Локальный
Номер прихода 5 Порядковая Локальный
Номер расхода 5 Порядковая Локальный
Номер счета 5 Порядковая Локальный
Номер накладной 5 Порядковая Локальный
Номер счета-фактуры 5 Порядковая Локальный
Номер чека 5 Порядковая Локальный
Номер акта выполненных работ 5 Порядковая Локальный

2.1.3. Характеристика первичных документов с нормативно-справочной и входной оперативной информацией
Экранные формы типа «Справочник» используются для ввода, редактирования и удаления справочных данных.
Работа с любой задачей, как правило, начинается с заполнения справочников. В дальнейшем по мере работы с программой справочники пополняются и редактируются.
В разработанной подсистеме используются следующие справочники:
Справочник «Контрагенты» (рисунок 4) — заносятся данные об организациях-поставщиках и клиентах.

Рисунок 4. Справочник «Контрагенты».

Справочник «Договора» (рисунок 5) — вводится информация по договорам на поставку и оказание услуг.

Рисунок 5. Справочник «Договора».
Справочник «Наши реквизиты» (рисунок 6) — организационная информация.

Рисунок 6. Справочник «Наши реквизиты».

Справочник «Производители» (рисунок 7) – перечень фирм — производителей.

Рисунок 7. Справочник «Производители».

Справочник «Группы товара» (рисунок 8) — перечень наименований групп товаров.

Рисунок 8. Справочник «Группы товара».
Справочник «Товар» (рисунок 9) — информация о товарах в наличии.

Рисунок 9. Справочник «Товар».

Справочник «Должности» (рисунок 10) — перечень должностей с соответствующими им окладами.

Рисунок 10. Справочник «Должности».

Справочник «Работники» (рисунок 11) — заносятся все необходимые данные по работникам организации.

Рисунок 11. Справочник «Работники».

Справочник «Услуги» (рисунок 12) — перечень и стоимость оказываемых услуг.

Рисунок 12. Справочник «Услуги».

Справочник «Пользователи системы» (рисунок 13) — данные о пользователях системы, с автоматическим заполнением даты и времени входа.

Рисунок 13. Справочник «Пользователи системы».

2.1.4. Характеристика результатной информации
Результатными показателями в данной подсистеме являются:

  • прайс-лист;
  • товар в наличии на складе;
  • книга продаж за заданный интервал;
  • книга покупок за заданный интервал;
  • платежное поручение;
  • счет;
  • счет-фактура;
  • накладная;
  • приходный кассовый ордер;
  • акт выполненных работ;
  • товарный чек.
    Для создания прайс-листа, таблицы товара в наличии, книги продаж и книги покупок, выбираем соответствующий пункт в меню «Документы».
    Все документы экспортируются в Excel. Для создания книги продаж и книги покупок требуется ввести временной диапазон (рисунок 14).

Рисунок 14. Выберите диапазон дат.
Выходные документы – прайс-лист, товар на складе, книга продаж и книга покупок представлены в приложениях 3, 4, 5, 6.
Для оплаты за поставленный товар, в системе формируется платежное поручение. Для этого выбираем пункт главного меню «Деньги», подпункт «Оплата с р/с» (рисунок 15). Вводим дату, наименование контрагента, назначение платежа, сумму и нажимаем кнопку «Платежное поручение».

Рисунок 15. Окно «Оплата с р/с».
Образец платежного поручения показан на рисунке 16.

                     401060

Поступ. в банк плат. Списано со сч. плат.

ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ№ 00007 05.02.2009 Электронно
Дата Вид платежа
Сумма прописью Семь тысячь четыреста двадцать руб. 00 коп.

ИНН 178574874638674 КПП 854749685 Сумма 7420,00
ООО «Мир компьютерной техники»
Сч. №
Плательщик
БИК
Сч. №
Банк плательщика
БИК
Сч. №
Банк получателя
ИНН 9234923423432 КПП 8923432434 Сч. №
ЗАО «Юпитер»
Вид оп. Срок плат.
Наз. пл. Очер. плат.
Получатель Код Рез. поле

Оплата за поставленный товар
Назначение платежа
Подписи Отметки банка

М. П.                           

Рисунок 16. Платежное поручение.

     Для формирования приходного кассового ордера в пункте меню «Деньги» выбираем «Приход в кассу» (рисунок 17). Вводим дату, наименование контрагента, назначение платежа, сумму и нажимаем кнопку «Приходный кассовый ордер».

Рисунок 17. Окно «Приход в кассу».

На рисунке 18 представлен образец приходного кассового ордера.
Унифицированная форма № КО-1
Утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 ООО «Мир компьютерной техники»
предприятие, организация
Код Квитанция к приходному
ООО «Мир компьютерной техники» Форма по ОКУД 310001 кассовому ордеру № 00002
предприятие, организация по ОКПО Принято от:
Частное лицо
структурное подразделение
Номер Дата Основание:
ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР 00002 12.04.2008 Оплата за приобретенный товар

Дебет Кредит Сумма
руб.коп. Код целевого назначения Сумма: 4981,00
код структур-
ного подраз-
деления корреспондирующий счёт, субсчёт код аналитического учета Четыре тысячи девятьсот восемьдесят один руб. 00 коп.
4981,00 в том числе:
Принято от: Частное лицо
Основание: Оплата за приобретенный товар 12.04.2008
Сумма: Четыре тысячи девятьсот восемьдесят один руб. 00 коп.
в том числе: Главный бухгалтер М.П.
Приложение:
Главный бухгалтер Получил кассир
Получил кассир

Рисунок 18. Приходный кассовый ордер.
Для учета реализации товара, в главном окне программы нажимаем кнопку «Продажа товара». Выбираем артикул товара имеющегося на складе и нажимаем кнопку «К форме реализации». В окне «Реализация товара» (рисунок 19) вводим покупателя (данные справочника «Контрагенты»), наименование товара (данные справочника «Товар») и количество. Далее формируем выходные документы – счет, счет-фактуру, накладную и товарный чек, нажимая соответствующие кнопки данного окна.
Образцы документов показаны в приложениях 7, 8, 9, 10.

Рисунок 19. Реализация товара.

     В окне главного меню нажимаем кнопку «Заказы» (рисунок 20), добавляем новую строку заказа, вводим дату, клиента (данные справочника «Контрагенты»), наименование услуги (данные справочника «Услуги»), исполнителя работ (данные справочника «Работники»), процент выполнения. Для формирования акта выполненных работ нажимаем кнопку «Акт».

Рисунок 20. Заказы.

Форма акта выполненных работ представлена на рисунке 21.

    АКТ № 00007                 
    сдачи-приемки выполненных работ                 
        от  05.03.2009                      

Мы, нижеподписавшиеся, представитель ИСПОЛНИТЕЛЯ,

с одной стороны, и представитель ЗАКАЗЧИКА,

с другой стороны,
составили настоящий акт о том, что ИСПОЛНИТЕЛЕМ выполнены в полном объеме:

№ Наименование Ед. изм. Количество Цена Сумма
1 Настройка и конфигурирование локальной сети ед. 1 847,46 847,46
Итого 847,46
НДС 18% 152,54
ВСЕГО 1000,00
ВСЕГО: Одна тысяча руб. 00 коп.

ЗАКАЗЧИК не имеет претензий к ИСПОЛНИТЕЛЮ.
От ИСПОЛНИТЕЛЯ _____От ЗАКАЗЧИКА ______

Рисунок 21. Акт выполненных работ.

2.2. Программное обеспечение задачи
2.2.1. Структура меню
Работа с программой начинается с запуска на персональном компьютере файла Computer.exe. Окно главного меню представлено на рисунке 22.
Для удобства работы пользователей в окно главного меню выведены кнопки, наиболее часто используемых в процессе работы команд.

Рисунок 22. Окно главного меню.

     Работу с программой рекомендуется начинать с заполнения справочников. Вызов справочников осуществляется через пункт меню «Справочники» (рисунок 23). Процедура заполнения справочников подробно рассмотрена в пункте 2.1.3. «Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации».
     При необходимости ввод или удаление элементов в справочниках можно выполнить  в процессе дальнейшей работы с подсистемой.

Рисунок 23. Меню «Справочники».

     При оформлении прихода и расхода товара, учета товаров в наличии на складе, а также учета статистики прихода и расхода, следует пользоваться пунктом меню «Товар» (рисунок 24).

Рисунок 24. Меню «Товар».

     При оформлении записей о заказах, выполненных работах или оказанных услугах следует пользоваться пунктом главного меню «Услуги» (рисунок 25). 

Рисунок 25. Меню «Услуги».
Для формирования отчетных документов предназначен пункт главного меню «Документы» (рисунок 26).

Рисунок 26. Меню «Документы».
Для начисления зарплаты сотрудникам и просмотра начисленной зарплаты следует пользоваться пунктом главного меню «Зарплата» (рисунок 27).

Рисунок 27. Меню «Зарплата».
Для учета денежных средств организации – поступлений на расчетный счет, оплаты с расчетного счета, прихода и расхода кассы, используется пункт меню «Деньги» (рисунок 28).

Рисунок 28. Меню «Деньги».

2.2.2. Описание программных модулей
В таблице 2 приведено описание программных модулей проекта.
Таблица 2. Описание программных модулей.
Имя файла Тип файла Описание

1 2 3
Computer.exe Исполняемый файл
Computer.dpr Файл проекта
Computer.dsk Файл конфигурации проекта
Computer.res Файл ресурсов
Computer.dof Файл параметров проекта
Computer.cfg Файл конфигурации проекта
uContract.dfm Файл формы Договора
uContract.pas Файл программного модуля
uContrag.dfm Файл формы Контрагенты
uContrag.pas Файл программного модуля
uDiapason.dfm Файл формы Выбор диапазона дат
uDiapason.pas Файл программного модуля
uEmployee.dfm Файл формы Работники
uEmployee.pas Файл программного модуля
uGoods.dfm Файл формы Товар
uGoods.pas Файл программного модуля
uGoodsGroup.dfm Файл формы Группы товара
uGoodsGroup.pas Файл программного модуля
uIncome.dfm Файл формы Приход товара
uIncome.pas Файл программного модуля
uIncomeAll.dfm Файл формы Статистика прихода товара
uIncomeAll.dfm Файл программного модуля
uJobs.dfm Файл формы Выполненные работы и услуги
uJobs.pas Файл программного модуля
uLogin.dfm Файл формы Авторизация
uLogin.pas Файл программного модуля
uMain.dfm Файл формы Главное меню
uMain.pas Файл программного модуля
uMoney.dfm Файл формы Деньги
uMoney.pas Файл программного модуля
uNewPay.dfm Файл формы Начисление зарплаты работнику
uNewPay.dfm Файл программного модуля
uOrder.dfm Файл формы Заказы
1 2 3
uOrder.pas Файл программного модуля
uPay.dfm Файл формы Начисленная зарплата
uPay.pas Файл программного модуля
uPost.dfm Файл формы Должности
uPost.pas Файл программного модуля
uProducer.dfm Файл формы Производители
uProducer.pas Файл программного модуля
uRealiz.dfm Файл формы Реализация товара
uRealiz.dfm Файл программного модуля
uRealizAll.dfm Файл формы Статистика продаж товара
uRealizAll.pas Файл программного модуля
uRequisit.dfm Файл формы Наши реквизиты
uRequisit.dfm Файл программного модуля
uService.dfm Файл формы Услуги
uService.pas Файл программного модуля
uStat.dfm Файл формы Статистика продаж товаров
uStat.pas Файл программного модуля
uStatGraph.dfm Файл формы Диаграмма «Статистика продаж»
uStatGraph.pas Файл программного модуля
uStore.dfm Файл формы Товар на складе
uStore.pas Файл программного модуля
uSumToStr.pas Файл программного модуля Модуль содержит функцию перевода числа в сумму прописью
uUserDiagram.dfm Файл формы Диаграмма «Статистика входа пользователей»
uUserDiagram.pas Файл программного модуля
uUsers.dfm Файл формы Пользователи системы
uUsers.pas Файл программного модуля
Шаблоны Директория с шаблонами отчетов. Шаблоны документов

2.3. Технологическое обеспечение задачи
2.3.1. Организация технологии сбора, передачи, обработки и
выдачи информации
Сбор первичной информации для занесения ее в базу данных (БД) осуществляется ручным способом. Поступившая информация представляется на бумажном носителе или в устной форме.
Ввод информации в БД осуществляется также ручным способом, путем ввода данных с использованием экранных форм.
Обработка введенной информации осуществляется с помощью инструментов программы — модулей.
Вывод результатной информации осуществляется путем вывода на экран или на печать.
2.3.2. Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и
выдачи информации.
Схема технологического процесса представлена на рисунке 29.
На каждом этапе процесса происходит внесение данных в базу. Один раз в месяц происходит архивация базы данных.

Рисунок 29. Схема технологического процесса.

2.4. Описание контрольного примера реализации проекта.
При поступлении товара от организации-поставщика бухгалтер наглядно проверяет накладные и товарный чек, затем вносит данные в систему.
При запуске системы появляется окно авторизации (рисунок 30). Каждый пользователь системы имеет свой логин и пароль.

Рисунок 30. Окно авторизации.

Учет прихода товара.
В главном окне программы (рисунок 31) в пункте меню «Товар» выбираем подпункт «Приход товара» или нажимаем кнопку «Приход товара» в окне главного меню.

Рисунок 31. Главное окно подсистемы.
Окно «Приход товара» представлено на рисунке 32.

Рисунок 32. Окно «Приход товара».
В данном окне необходимо ввести данные о поставщике, наименовании и количестве товара, цене и нажать кнопку «записать» . Система автоматически выходит в окно главного меню.
Информация сохраняется в базе данных. Редактировать данные можно в окне «Статистика прихода» (рисунок 33), выделив приход товара и нажав кнопку «Посмотреть приход».

Рисунок 33. Статистика прихода товара.

Посмотреть данные о товаре в наличии можно, нажав кнопку «Склад» в окне главного меню. Окно «Товар на складе» показано на рисунке 34.

Рисунок 34. Товар на складе.

Учет реализации товара.
Для реализации товара используем кнопку «Продажа товара» в главном меню. В окне «Реализация товара» (рисунок 35) вводим название контрагента (покупателя), наименование товара, количество. Для печати выходных документов нажимаем соответствующие кнопки.

Рисунок 35. Реализация товара.
Для анализа деятельности организации, в подсистеме имеется возможность посмотреть статистику продажи товаров по наименованиям или по группам, а также построить диаграмму статистики продаж, задав период и шаг выборки (рисунок 36, 37).

Рисунок 36. Статистика продаж товаров.

Рисунок 37. Диаграмма статистики продаж.

  1. ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА
    3.1. Выбор метода расчета экономической эффективности
    Основным принципом расчета экономической эффективности в основной массе методик является сравнение двух вариантов обработки информации, базовый вариант обработки данных и проектируемый вариант обработки данных. Таким образом, определяется сравнительная экономическая эффективность.
    Экономическая эффективность проекта складывается из двух составляющих:
  • прямого эффекта, который характеризуется снижением трудовых, стоимостных показателей;
  • косвенного эффекта, который, характеризуется увеличением прибыли, отсутствием потерь информации, привлечением большего числа клиентов и т.д.
    Прямой эффект
    К трудовым показателям относятся следующие:
    1) абсолютное снижение трудовых затрат (Т):
    Т = Т0 — Т1,
    где Т0 — трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту;
    Т1 — трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту.
    2) коэффициент относительного снижения трудовых затрат (КТ):
    КТ =Т / T0 * 100%.
    3) индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда (YT):
    YT = T0 / T1.
    К стоимостным показателям относятся следующие:
    1) абсолютное снижение стоимостных затрат (C):
    С = С0 – С1,
    где С0 – стоимостные затраты на обработку информации вручную;
    С1 — стоимостные затраты на обработку информации по предлагаемому проекту;
    2) коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (КС):
    КС =С / С0 * 100%;
    3) индекс снижения стоимостных затрат (YС):
    YС = С0 / С1.
    Помимо рассмотренных показателей целесообразно также рассчитать срок окупаемости затрат на внедрение проекта (Ток):
    Ток = КП /C ,
    где КП – затраты на создание проекта (проектирование и внедрение).
    Все показатели будут рассчитаны в пункте 3.2.
    Косвенный эффект
    Оценка косвенного эффекта не поддается прямым расчетам, поэтому использован метод экспертных оценок.
    Метод экспертных оценок характеризуется выбором форм и методов проведения опросов, подходов к обработке результатов опроса и т.д. зависит от конкретной задачи и условий проведения экспертизы.
    Возможность использования экспертных оценок, обоснование их объективности обычно базируется на том, что неизвестная характеристика исследуемого явления трактуется как случайная величина, отражением закона распределения которой является индивидуальная оценка специалиста-эксперта о достоверности и значимости того или иного события. При этом предполагается, что истинное значение исследуемой характеристики находится внутри диапазона оценок, получаемых от группы экспертов, и что обобщенное коллективное мнение является достоверным.
    Для количественной оценки мнений экспертов будем использовать метод взвешенной суммы оценок экспертов по одному критерию, в котором интегральная оценка есть сумма оценок с весовыми коэффициентами, которые определяют эксперты.
    К =  Сij * Kij
    Где: Сij – весовой коэффициент, учитывающий компетентность j-ого эксперта по i-ому критерию;
    Kij – оценка, полученная для i-ого критерия j-ого эксперта.
    Критерии должны отвечать следующим требованиям:
  • критерий должен позволять количественно оценить эффективность функционирования системы;
  • критерий должен быть эффективным в статистическом смысле;
  • желательно, чтобы критерий охватывал рассматриваемую систему как можно полнее, отражая влияние большего количества факторов.
    3.2. Расчет показателей экономической эффективности проекта
    Прямой эффект
    Методика оценки эффективности основана на расчете прямого сравнительного эффекта от использования спроектированного автоматизированного рабочего места (АРМ). За базовый вариант принимается способ обработки экономической информации, существовавший в организации до внедрения АРМ предпринимателя.
    За проектируемый вариант принимается способ обработки информации с внедрением АРМ предпринимателя.
    Проведем расчет следующих основных показателей:
  • расчет экономической эффективности проекта;
  • срок окупаемости проекта.
    Для полноты наглядности, расчет трудоемкости и стоимостных затрат при базовом и проектном вариантах приведен в таблице 3. Все данные приведенные в таблице получены в результате статистического наблюдения в течение одного расчетного периода.
    Таблица 3. Характеристика затрат на обработку информации
    (базовый/проектный).
    № п/п Наимен. операций технолог. процесса Объем работ в год, зн. Про-изводи-тель-ность, зн./час Трудо-емкость (гр.3:гр.4)(час) Ср-час
    з/пл, (руб.) Стоим.
    1 часа работы оборуд., (руб.) Часовая
    стоим.
    накладн расх.
    (руб.)
    Стои-мостные затраты (гр6+гр7 +гр8 )*гр5
    1 2 3 4 5 6 7 8 9
    1 Внесение первичной информации 3500/
    1300 150/
    300 23,3/
    4,3 85,23 2,85 24 2612/
    482
    2 Оформление отчетных документов 4200/
    2000 20/
    50 210/
    40 85,23 2,85 24 23536/
    4483
    3 Начисление зарплаты 84/84 2/5 42/16,8 85,23 2,85 24 4707/1883
    4 Итого: 275,3/
    61,1 30855/
    6848 На рисунке 38 показана диаграмма объема работ в год, по операциям технологического процесса для базового и проектного вариантов. Объем работ по начислению заработной платы одинаковый для обоих вариантов, т.к. штат сотрудников организации не изменялся.

Рисунок 38. Диаграмма объема работ в год.
Расчет показателей эффективности проекта приведен в таблице 4.
Таблица 4. Показатели эффективности от внедрения проекта автоматизации.
Затраты Абсолютное изменение Коэффициент изменения Индекс изменения
Базовый вариант Проектный вариант затрат затрат затрат
Трудоемкость T0
(час) T1
(час) Т=Т0 -Т1
(час) КТ=Т/T0 100 % YT=T0/T1
275,3 61,1 214,2 77,8 4,5
Стоимость C0
(руб.) C1
(руб.) C=C0-C1
(руб.) КC=C/C0 100% YC=C0/C1
30855,0 6848,0 24007,0 77,8 4,5

     Поскольку затраты на обслуживание комплекса технических средств одинаковы в базовом и проектном варианте, так как система создана на базе имеющегося оборудования, то коэффициенты трудовых и стоимостных затрат получились одинаковые. Трудоемкость и стоимость ведения основных процессов обработки информации уменьшится на 77% (в соответствии с коэффициентом изменения затрат), а индекс изменения затрат 4,5 означает, что затраты в базовом варианте были в 4,5 раза больше, чем в проектном варианте. Следовательно, можно сделать вывод, что проектный вариант решения задачи является выгоднее базового варианта, как в плане стоимости, так и в плане трудовых затрат.
     Для расчета срока окупаемости проекта необходимо рассчитать затраты на разработку и внедрение проекта. Затраты на создание проекта отражены в таблице 5.

Таблица 5.Финансирование проекта по этапам разработки.
Наименование статьи расхода Затраты на зарплату Затраты на маш. время Затраты на накл. расходы Затраты всего

  1. Анализ предметной области и существующих систем 1500,00 143,40 354,55 1997,5
  2. Разработка требований к создаваемой системе 1500,00 95,60 236,36 1831,9
  3. Проектирование системы 3000,00 239,00 554,55 3793,55
  4. Проектирование БД 3000,00 239,00 554,55 3793,55
  5. Кодирование системы 2500,00 167,30 436,37 3103,67
  6. Тестирование 1500,00 143,40 409,09 2052,49
  7. Доводка системы (устранение выявленных недостатков) 1500,00 95,60 245,46 1841,06
  8. Установка и внедрение системы 500,00 95,60 272,73 868,33
    Всего: 15000,00 1218,9 3063,16 19282,06 Сумма средств, направленных на финансирование каж¬дого этапа складывается из средств на оплату труда, затрат на машинное время и обслуживание оборудования, накладных расходов. Затраты на оплату труда разработчика получены в результате умножения стоимости 1 чел./часа работы на количество часов, затраченных на разработку системы.
    Для создания проекта использовалась компьютерная техника и периферийные устройства (принтеры).
    Таким образом, затраты на создание и внедрение проекта составят:
    КП = 19282,06 рублей.
    При таких затратах срок окупаемости проекта составит:
    Ток = КП /C .
    Ток = 19282,06/24007=0,8 года или 9 месяцев и 18 дней.
    Дальнейшее использование подсистемы несет заказчику при¬быль.
    Косвенный эффект.
    Для оценки экономической эффективности данного проекта методом экспертных оценок можно выделить следующие критерии:
  • снижение потерь информации;
  • повышение уровня автоматизации и качества обработки информации;
  • повышение качества предоставления отчетности.
    Экспертами для оценки критериев являются работники компании, непосредственно пользующиеся выходной информацией, которая формируется в разработанной подсистеме учета товаров и услуг в ООО «Мир компьютерной техники». Оценка проводилась путем статистических измерений.
    Оценка экспертов по перечисленным критериям представлена в таблице 6.

Таблица 6. Оценка эффективности подсистемы методом
экспертных оценок.
Сi1j Снижение потерь информации
% Сi2j Повышение уровня автоматизации и качества обработки информации, % Сi3j Повышение качества
предоставления отчетности, %
Руководитель организации, j1 0,15 40 0,1 40 0,19 70
Бухгалтер, j2 0,24 35 0,19 50 0,18 70
Менеджер, j3 0,19 30 0,17 30 0,17 60
К 1 35 1 40 1 67

     Таким образом, по оценкам экспертов после внедрения подсистемы потери информации снизились на 35%, повысился уровень автоматизации и качество обработки информации на 40%, повысилось качество предоставления отчетности на 67%.
     Полученные показатели экономической эффективности проекта являются достаточным основанием для принятия решения о разработке и внедрении подсистемы учета товаров и услуг в ООО «Мир компьютерной техники».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В ходе разработки дипломного проекта была рассмотрена проблема автоматизации процесса обработки экономической информации в ООО «Мир компьютерной техники».
В процессе работы были сформулированы минимальные требования к техническим средствам, учтены рекомендации к пользовательскому интерфейсу, набору необходимых средств для работы с данными, произведен расчет экономических показателей эффективности проекта, а также срока его окупаемости. В программе устранены все недостатки традиционной технологии обработки информации.
Спроектированная подсистема обеспечивает возможность учета закупок и реализации компьютерных комплектующих, учета выполненных работ и оказанных услуг, начисления зарплаты работникам, формирования основных документов. Обеспечивает ввод, удаление, хранение и редактирование информации, которая содержится в таблицах данных.
Реализация подсистемы проводилась с использованием системы визуального программирования Borland Delphi 6.0. и СУБД Paradox.
Тестирование подсистемы показало, что данная разработка полностью соответствует функциональным требованиям.

Список литературы:

  1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ Под ред. Проф. Г.А. Титоренко. – М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998. – 400с.
  2. Автоматизированная разработка корпоративных информационных систем: Учебное пособие/ В.М. Вейцман. – Ярославль: МУБиНТ, 2003. – 163с.: ил.
  3. Проектирование экономических информационных систем: Учебное пособие/ В.М. Вейцман. – Ярославль: МУБиНТ, 2001. – 210с.
  4. 1С: Предприятие www.1c.ru
  5. ABACUS Financial www.omega.ru
  6. Базы и банки данных: Учебное пособие/ Чертовской В.Д. – Спб.: МГУП, 2001. – 220с.
  7. Вендров А.М. CASEтехнологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем.  М.: Финансы и статистика, 2000.
  8. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем.  М.: Финансы и статистика, 2000. 350 с.
  9. Бобровский С. Delphi 5: учебный курс – СПб: Издательство «Питер», 2000. – 640с.: ил.
  10. Архангельский А.Я. Программирование в Delphi 5 – 2-е изд., переработ. и дополн. – М.: ЗАО «Издательство БИНОМ», 2000г. – 1072с.: ил.
  11. Горин С.В., Тандоев А.Ю. Применение CASE-средства Erwin 2.0 для информационного моделирования в системах обработки данных. «СУБД», 1995, №3.
Оцените статью
Поделиться с друзьями
BazaDiplomov