Контрольная Анализ подготовки и проведения деловых переговоров, совещаний

Самоменеджмент.

Контрольная работа

Тема 13. Анализ подготовки и проведения деловых переговоров, совещаний.

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение 3
1 Общая характеристика делового совещания 4
1.1 Понятие делового совещания и принципы его организации 4
1.2 Виды деловых совещаний 6
2 Процесс проведения делового совещания 9
2.1 Особенности процесса проведения делового совещания 9
2.2 Алгоритм процесса проведения делового совещания 12
2.3 Методы проведения делового совещания 15
Заключение 17
Список использованных источников 18

Введение

Деловое совещание – это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Коммуникантами в этой ситуации становятся коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание) и участники совещания, как правило, специалисты, в чье компетенции находится данная проблема, или те, кому придется ее решать.
Объектом исследования в работе является деловое совещание. Предмет исследования: особенности подготовки и проведения делового совещания.
Цель работы заключается в том, чтобы рассмотреть алгоритм и проведения деловых совещаний. В соответствии с указанной целью при выполнении контрольной работы поставлены следующие задачи:

  1. дать общую характеристику деловых совещаний, понятие, виды и принципы их организации;
  2. проанализировать основные аспекты процесса проведения делового совещания, стили поведения руководителя на совещании.

1 Общая характеристика делового совещания
1.1 Понятие делового совещания и принципы его организации
Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.
Таким образом, деловое совещание — это обсуждение вопросов организации производства, управления фирмой, маркетинговой деятельности, проводимое первым лицом или заменяющим его специалистом.
К обязательным требованиям, позволяющим сделать деловые совещания действенным инструментом создания команды единомышленников, относятся [1]:

  • регулярность проведения;
  • сочетание обсуждения стратегических и оперативных вопросов;
  • урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений (к таким вопросам можно отнести изменение приоритетов внутрифирменных отношений, уточнение функций и полномочий исполнителей, выработка новых идей, оценка результатов предыдущих программ);
    Руководителю следует помнить, что совещание оказывает огромное влияние на его имидж и стиль деловых отношений.
    В вопросе организации служебных совещаний следует остерегаться крайности — их чрезмерного количества и длительности. Как известно, любую хорошую идею можно дискредитировать формальным отношением к ее реализации.
    Действенность совещания должна восприниматься в качестве этической нормы работы в коллективе, существенным актом внимания и уважительного отношения к сотрудникам со стороны организаторов совещания, которые, в свою очередь, должны: — четко определить целевую направленность и предмет совещания; — выбрать его оптимальный регламент (причем в данном случае понятие «регламент» можно трактовать достаточно широко, включая тематику, время, состав участников совещания и ответственных за его проведение); — не сводить совещание к решению частных вопросов, которые можно решить «в рабочем порядке». При этом следует помнить, что служебное совещание — это, как правило, работа коллективного разума. Поэтому на него следует выносить вопросы, требующие совместных интеллектуальных усилий всех участников рассмотрения той или иной проблемы.
    Руководителям и специалистам, готовящим совещание, необходимо руководствоваться общими принципами организации деловых совещаний [2]:
  • в организационной деятельности нет мелочей;
  • техническая сторона организации (рабочие места участников, материалы, техническое обеспечение) должны быть безупречными;
  • должен быть подготовлен ведущий (предусмотрена замена, помощники ведущего и другой вспомогательный персонал).
    Особенность подготовки внутреннего совещания — общение коллег по общим для всего коллектива проблемам — это часть корпоративной культуры, поэтому, перед началом подготовки даже короткой оперативки (если это не регулярная планерка) стоит ответить на вопросы: нужно ли проводить данное совещание; кто входит в круг лиц, без которых данное мероприятие будет невозможным; какие вопросы внести в повестку дня; нужен ли доклад руководителя, и с какими подразделениями или отдельными специалистами нужно проконсультироваться при его подготовке.
    При установлении цели совещания следует избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это вызывает снижение интереса к предлагаемой проблеме и подсознательно ведет к ощущению необязательности ее предметного решения. Формулировка цели должна отражать черты предполагаемого результата обсуждения вопросов.
    Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический или авторитарный.
    Дипломатический стиль предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные идеи согласуются между собой. При этом неизбежны компромиссы.
    При авторитарном стиле руководства некоторые участники стремятся «протащить» свои проекты, действуют напористо. При таком ведении совещания руководитель уверенно держит бразды правления, подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений.
    Авторитарное ведение совещание допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это возможно в том случае, если необходимо как можно быстрее принять решение.
    Психологи утверждают, что оба стиля поведения — дипломатический и авторитарный — могут приводить к успеху. Однако авторитарное ведение совещания следует отнести к нежелательным исключениям, особенно если с его участниками придется работать и дальше [3].
    1.2 Виды деловых совещаний
    Прежде всего, каждый руководитель до проведения совещания должен определить основные цели, которые он собирается достичь с помощью этого метода работы. Совещания могут проводиться для решения производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, видимости интенсивной работы (о чем могут свидетельствовать частые совещания), проявления руководителем собственных качеств (организованности, коммуникабельности, целеустремленности и т.д.). Четкая постановка цели наполовину гарантирует успех совещания. Во-вторых, руководитель должен определить вид совещания, которое он планирует проводить.
    По своей общей целевой направленности совещания могут быть инструктивными, оперативными и проблемными [4].
    Инструктивное (информационное) совещание направлено на доведение до его участников какой-либо информации, постановку и совместное уточнение возникающих по поводу этой информации задач, например, определение сроков и рамочных условий разработки программы каких-либо мероприятий. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на слух.
    Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации, краткому обмену мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса. Кроме того, оно может быть направлено на выработку общей тактики действий различных звеньев организационной структуры в связи с текущими производственными задачами.
    Проблемное совещание является наиболее сложным его видом. Проблемные совещания — это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. В процессе такого совещания вырабатывается коллективное решение по комплексным вопросам, затрагивающим изменение функциональных задач звеньев структуры или их приспособление к новым направлениям деятельности организации. Проблемное совещание посвящено, как правило, формированию общей программы, имеющей элементы стратегии и длительные сроки реализации.
    Таким образом, деловые совещания являются одной из важнейших форм управленческой деятельности и занимают огромную часть времени в современном бизнесе. Деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. Эти моменты будут рассмотрены в следующих главах контрольной работы.

2 Процесс проведения делового совещания
2.1 Особенности процесса проведения делового совещания
Начинать совещание нужно вовремя и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.
Эффективный ход совещания во многом определяется порядком выступлений: от низшей должности участника к высшей, чтобы мнение предыдущего оратора не довлело над последующими выступлениями.
Залогом активности на совещании является правило, согласно которому должны высказаться все его участники. Это способствует повышенному вниманию к ходу обсуждения проблем.
Важное значение имеет четкое выполнение своей роли ведущим совещание. Его роль должна предусматривать недопущение отклонения от цели совещания, обсуждения неподготовленных вопросов. Ведущий должен обеспечивать соблюдение этических норм поведения участников, оказывать влияние на корректность и деловую направленность выступлений.
Если на собрании будет председательствовать руководитель, ему следует начинать заседание с небольшого вступительного слова (3-5 минут). Оно в решающей степени определяет успех или неуспех заседания. В нем надлежит определить: цель собрания и повестку дня; порядок ведения дискуссии; предысторию обсуждаемой проблемы; ее предполагаемые результаты; возможные решения и условия их принятия или отклонения; порядок ведения протокола.
Исходя из требований по нормальной продолжительности совещаний, оно должно иметь перерывы, необходимые для поддержания высокой активности участников.
Чтобы деловое совещание было плодотворным, председательствующий должен владеть техникой проведения дискуссий. Прежде всего, надо стремиться вести групповую дискуссию цивилизованно. Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и, следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения, как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес. Нужно особенно внимательно следить, чтобы деловой спор между участниками был определенным и имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личных столкновений. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим.
При подготовке к дискуссии следует составить хотя бы самый общий план борьбы за истину, подобрать наиболее весомые аргументы. Особенно впечатляют точные цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.
Одним из самых сложных и важных вопросов в подготовке совещания является планирование собственного выступления руководителя. Делая наброски сообщения, необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за две минуты можно пересказать не более одной страницы машинописного текста. Очень осторожно необходимо использовать цифровую информацию. Как правило, хорошо воспринимается и анализируется не более 20 цифр за 40 минут выступления. Лучше преподносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и графиках.
От оратора требуется, чтобы суть дела излагалась по памяти или с частичной опорой на текст, а не читалась. Усвоение при свободном изложении достигает 95%, а при чтении всего 35%. Выступающий должен исключить излишнюю растянутость или чрезмерную поспешность речи, контролируя ее ритм. Приемлемым считается темп 240 слогов в минуту. Особое внимание поэтому необходимо уделять паузам. Они в речи занимают 10-20%. По своему назначению паузы бывают разных видов и продолжительности. Так, существуют эмоциональные паузы, необходимые выступающему, когда он сильно взволнован, для того, чтобы успокоиться, дырявые — если не знает, что сказать, люфтпаузы — для выдоха и вдоха, драматические — подчеркнуть молчанием трагичность положения, грамматические — делаются на знаках препинания, мобилизационные — придают вес сообщению, педагогические — для лучшего усвоения материала [10].
Большое значение при проведении делового совещания играет тон разговора. Психологические исследования показывают, что люди часто ориентируются не на содержание высказывания, а на тон выступающего. Эмоциональное возбуждение оратора передается и слушателям.
Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска — все это обязательное условие любого служебного контакта. Нужно следить за правильным употреблением слов, их произношением, ударением (договор, эксперт, обеспечение, одновременно, созвонимся, валовой, оптовый и др.). Не рекомендуется использовать обороты, содержащие лишние слова: «абсолютно новый» вместо «новый», «предварительное планирование» вместо «планирование», «сотрудничать вместе» вместо «сотрудничать», «каждый в отдельности» вместо «каждый» и т.п. Большую осторожность необходимо соблюдать при употреблении иностранных слов. Неправильное или параллельное употребление иноязычной лексики ведет, как правило, к ненужным повторениям.
Завершающий этап организации и проведения совещания — это принятие решения и согласования условий его реализации. Решения на совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и комментарии в общее решение, зависит его эффективность. В формулировке решения объясняется: кем и в какие сроки должно быть выполнен определенный объем работ. Определяется, в какой форме будут подведены итоги (рассылка протокола или его части (выписки из протокола), принимается решение о широте информирования (весь коллектив или его часть). Принятие решения складывается из пяти этапов: а) установление контактов; б) определение проблемы; в) определение целей; г) изложение мыслей; д) готовность к действию.
Таким образом, недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как «пожирают»
2.2 Алгоритм процесса проведения делового совещания
Проработка вопросов стратегии и тактики использования различных видов делового общения осуществляется путем планирования реализации поставленных конечных целей и решения промежуточных задач, направленных на достижение этих конечных целей.
Рассмотрение двух алгоритма подготовки и проведения делового совещания позволяет раскрыть как специфические особенности, так и общие принципы его построения, позволяющие создать обобщенный, базовый алгоритм (рис. 1).
Он представляется довольно сложным и громоздким, запомнить его трудно. Поэтому рекомендуется обратить внимание на те общие, типовые блоки, в которые объединяются отдельные группы операций. Таким образом, вся процедура организации того или иного вида общения может быть представлена в виде типовой блок-схемы (рис. 2).

Рис. 1 – Алгоритм подготовки и проведения делового совещания

Рис. 2 — Типовая блок-схема организации подготовки и проведения различных видов делового общения

Эта схема могла бы показаться тривиальной, если бы не ее четвертый, конечный блок — подведения итогов, анализа и оценки результатов и принятия новых решений. Присутствие на схеме этого блока обязывает нас в каждом конкретном случае не забывать сразу же после завершения встречи, делового приема, деловых переговоров выполнять те процедуры, которые этим блоком предусмотрены. Если проведенная встреча, деловой прием или переговоры способствовали решению поставленной промежуточной задачи, необходимо принимать решение о незамедлительном переходе к решению следующей задачи, тем самым не только сокращая время, затрачиваемое на процедурные вопросы, но и сокращая интервалы между решением промежуточных задач, обеспечивая быстрый переход от одной стадии делового взаимодействия к следующей.
Словесное описание алгоритма представляет собой сценарий организации подготовки и проведения конкретного вида делового общения.
Составление алгоритма важно с точки зрения методического подхода к определению необходимых и целесообразных процедур и последовательности их выполнения. Но в реальной практике при организационном обеспечении различных видов делового общения мы имеем дело не с алгоритмами, а с планами и графиками их подготовки и проведения. Каждый из видов общения при планировании и проведении называют мероприятием.
Предварительно составленный алгоритм служит инструментом проигрывания ситуаций и наглядного представления о ходе предстоящего его проведения и в то же время позволяет предусмотреть все пункты плана, ничего при этом не упустив.
План подготовки и проведения мероприятия по соответствующей форме утверждается руководителем учреждения, которое является инициатором и наиболее заинтересовано в его проведении, и с момента его утверждения и введения в действие становится обязательным для указанных в нем исполнителей. Если алгоритм представляет собой научно-методическую разработку, то план подготовки и проведения мероприятия является организационно-распорядительным документом, обязательным для упомянутых в нем лиц.
Для повышения степени распорядительности план может быть введен в действие приказом руководителя учреждения.
2.3 Методы проведения делового совещания
Доклад – один участник выступает с докладом по определенной теме. Важно, чтобы доклад занимал не более семи минут, так как это именно то время, в течение которого в среднем способны удерживать свое внимание слушатели.
Обмен мнениями (обмен информацией) – каждый из участников по очереди высказывается на определенную тему (отвечает на конкретный вопрос). Например: «Ситуация в подразделении за последнюю неделю», «Как реагируют сотрудники вашего подразделения на происходящие изменения» или «Ваша оценка рисков в отношении обсуждаемого проекта». Метод хорош тем, что позволяет создать целостную картину за счет того, что каждый участник совещания берет слово.
Мозговой штурм – участники в хаотичном порядке придумывают ответы (решения) на конкретный вопрос (проблему). При этом необходима ситуация безоценочности по отношению к идеям, так как основная задача – генерировать как можно больше идей, даже самых абсурдных. Нужно предупредить сотрудников, чтобы они не критиковали предложения коллег и вообще не произносили слово «нет». Тогда обстановка будет непринужденной и никто не будет замыкаться в себе. Впоследствии из всего многообразия можно выбрать те решения, которые больше всего подходят. Метод хорош тем, что позволяет использовать ресурс группы и найти творческие решения сложных задач. Например: где взять деньги на новый проект? как минимальными затратами устроить корпоративную вечеринку? и т. д.
Обсуждение – любой из участников может взять слово по имеющемуся вопросу, но не все должны высказываться в обязательном порядке. Этот метод полезен, когда проблема уже обсуждалась и все имели возможность выступить, однако еще остались спорные моменты и вопрос на сегодняшний день не решен.

Заключение
Таким образом, на основании изложенного материала, сделаем следующие выводы по контрольной работе.
Если проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих повышению ее эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. Именно на эту работу руководитель тратит до 50% своего рабочего времени. Деловое совещание — один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив.
Одна из основных задач ведущего делового совещания — привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы.
Независимо от плановости проведения совещания руководителем должно быть выполнено основное правило по подготовке мероприятий такого типа: ознакомить заранее всех участников с целями, задачами, перечнем рассматриваемых вопросов, списком выступающих. Невыполнение этого правила ведет к снижению эффективности совещания, нарушению взаимоотношений в коллективе.

Список использованных источников

  1. Нарушак В.Б. Психология внутрифирменного менеджмента: Практическое руководство для менеджеров по персоналу / В.Б. Нарушак, Л.А. Степанова. — М.: Экзамен, 2013. — 196 с.
  2. Психология и этика делового общения / под ред.В.Н. Лавриненко. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2014. — 327с.
  3. Психология делового преуспевания / под ред. А.Н. Колесникова. — М.: ВЛАДОС-ПРЕСС, 2013. — 304 с.
  4. Семенов А.К. Психология и этика менеджмента и бизнеса / А.К. Семенов, Е.Л. Маслова. — М.: Маркетинг, 2014. — 200 с.
  5. Шейнов В.П. Психология и этика делового контакта / В.П. Шейнов. — Мн.: Экоперспектива, 2012. — 183 с.
  6. Мокшанцев Р.И. Психология коммуникации на переговорах / Р.И. Мокшанцев. — М.: ИНФРА-М., 2013 — 360 с.
  7. Морозов А.В. Управленческая психология / А.В. Морозов. — М.: Академический проект, 2014. — 288 с.
  8. Курбатов В.И. Как успешно провести переговоры / В.И. Курбатов. — Р-на/Д.: Феникс, 2015. — 318 с.
  9. Психология делового преуспевания / под ред.А.Н. Колесникова. — М.: ВЛАДОС-ПРЕСС, 2014. — 304 с.
  10. Кукушин В.С. Психология делового общения / В.С. Кукушин. — М.: ИКЦ «МарТ», Р — на/Д., 2014. — 368 с.
  11. Руденский Е.В. Основы психотехнологии общения менеджера / Е.В. Руденский. — М.: МПСИ, 2012. — 93 с.
  12. Коробко В.И. Теория управления / В.И. Коробко. — М.: ЮНИТИ, 2014. — 383 с.
  13. Ковров А.В. Психологические аспекты ведения переговоров / А.В. Ковров. — М.: Бератор-Пресс, 2015. — 200 с.
  14. Петрунин Ю.Ю. Этика бизнеса / Ю.Ю. Петрунин, В.К. Борисов. — М.: Дело, 2009. — 280 с.
  15. Прокофьева Н.И. Психологические аспекты ведения переговоров / Н.И. Прокофьева. — М.: ГроссМедиа, 2012. — 128 с.
Оцените статью
Поделиться с друзьями
BazaDiplomov
Добавить комментарий