Отчет по практике менеджмент Ростелеком

Отчет по преддипломной практике

Кафедра общего и специального
менеджмента

ОТЧЁТ
о прохождении преддипломной практики в компании ________________________________________________________________________________________________________

                                                       Студент _____ курса, группа _____________

Ф.И.О.
Руководитель практики:


Ф.И.О.

Ярославль, 20___г.

Содержание
Введение 3
1 Сущность и виды коммуникаций в организации 4
2 Краткая характеристика ОАО «Ростелеком» 9
3 Анализ организационных коммуникаций в ОАО «Ростелеком» 12
4 Проблемы коммуникаций на предприятии 14
5 Мероприятия по улучшению коммуникаций в Великоустюгском филиале ОАО «Ростелеком» 20
Заключение 22
Список использованных источников 23
Приложение

Введение
Преддипломная практика студентов является непременным условием подготовки высококвалифицированных специалистов.
Цель преддипломной практики состоит в закреплении теоретических и практических знаний, полученных при изучении общепрофессиональных и специальных дисциплин, проведении текущего анализа состояния предприятия и отрасли, составлении основы для написания выпускной квалификационной работы.
Преддипломная практика призвана помочь студентам обобщить свои знания и опыт, а также показать готовность к выполнению дипломной работы.
Роль коммуникаций чрезвычайно высока и состоит в обмене своевременной и достоверной информацией (необходимой для осуществления рабочего процесса), обеспечении эффективного взаимодействия между отдельными подразделениями и разрозненными организационными структурами компании, информировании сотрудников о происходящих событиях, создании привлекательной для работников корпоративной культуры, ориентированной на сотрудничество, взаимное уважение и доверие.
Объектом исследования преддипломной практики является Великоустюгский филиал ОАО «Ростелеком».
Предметом исследования выступают организационные коммуникации на предприятии.
Можно выделить основные задачи, которые необходимо решить в ходе прохождение производственной практики:

  • приобретение практических навыков сбора и обработки необходимой информации;
  • изучение деятельности предприятия, организации работы основных служб;
  • исследование внутренних и внешних процессов на предприятии;
  • анализ системы коммуникаций на предприятии.

1 Сущность и виды коммуникаций в организации
Коммуникация — это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. [7, с. 34] Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей.
Коммуникация — это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.
Коммуникация стала темой исследований сравнительно недавно не потому, что древние народы были в неведении о ее важной роли, а потому что все «знали» о ее необходимости и принимали участие в распространении информации.
Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой — формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление.
Хотя коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции руководства и лидерства. Согласно исследованиям руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля.
Именно потому, что обмен информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно назвать коммуникации связующим процессом. Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивида и организаций необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации — одна из сфер возникновения проблем менеджера.
Эффективно работающие руководители — это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.
Цели коммуникаций [7, с. 33]:
• Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.
• Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.
• Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.
Регулирование и рационализация информационных потоков.
Основные функции коммуникации [7, с. 49]:
• информативная — передача истинных или ложных сведений;
• интерактивная (побудительная) — организация взаимодействия между людьми, например, согласование действий, распределение функций, влияние на настроения, убеждения, поведение собеседника путем использования различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба, убеждение;
• перцептивная функция — восприятие друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания;
• экспрессивная — возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.
Выделяют следующие виды коммуникаций [9, с. 361]:
1) Организационные;

  • внешние;
  • внутренние;
  • формальные;
  • вертикальные (по восходящей, по нисходящей);
  • горизонтальные коммуникации;
    неформальные;
    2) Межличностные.
    Организационные коммуникации — это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах.
    Межличностные коммуникации — устное общение людей в одном из перечисленных видов. Природа межличностных отношений существенно отличается от природы общественных отношений, так как их важнейшая специфическая черта — эмоциональная основа. По этому межличностные отношения можно рассматривать как фактор психологического климата группы. Эмоциональная основа межличностных отношений означает, что они возникают и складываются на основе определенных чувств, рождающихся у людей по отношению друг к другу.
    Эффективная межличностная коммуникация очень важна для успеха в управлении, так как, с одной стороны, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей — начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом — в рамках различных событий, а с другой, межличностная коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.
    Внешние коммуникации. Внешние коммуникации — это коммуникации между организацией и средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации. От этих факторов зависят коммуникационные потребности организации. Если бы нужно было проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию.
    Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т. п. Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Еще раз подчеркнем, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.
    Внутренние коммуникации. Внутренние коммуникации — это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями.
    Формальные коммуникации — это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.
    Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами».
    Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию 80—99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Уровень точности не может быть таким же высоким, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным.
    Вертикальные коммуникации. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководителю среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменивши.
    Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей — это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на один раз неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Эти группы, получившие название кружков качества. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.
    Наиболее очевидным компонентом вертикальных коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Они составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.
    Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждением с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.
    В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы.
    Иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.
    Горизонтальные коммуникации. Горизонтальные коммуникации — это коммуникации между различными отделами организации. В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация — это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.
    К примеру, представители разных отделов в нашем институте периодически обмениваются информацией по таким вопросам, как составление расписания занятий, уровень требований в программах для выпускников, сотрудничество в исследовательской и консультативной деятельности и обслуживание местного населения. [13, с. 197]
    В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации.

2 Краткая характеристика ОАО «Ростелеком»
Акционерное общество открытого типа междугородной и международной электрической связи «Ростелеком» учреждено в соответствии с Законом Российской Федерации «О приватизации государственных и муниципальных предприятий в Российской Федерации» от 3 июля 1991 г. с изменениями и дополнениями, внесенными Законом Российской Федерации от 5 июня 1992 г. и с Государственной программой приватизации государственных и муниципальных предприятий Российской Федерации на 1992г., утвержденной постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 11 июля 1992 г. N 2980 -1.
Основной целью Общества является обеспечение потребностей населения, народного хозяйства, обороны Российской Федерации и других потребителей в передаче информации по каналам междугородной и международной электрической связи, радиовещания и телевидения, а также получение прибыли.
Общество предоставляет услуги междугородной и международной электрической связи, на договорных началах обеспечивает передачу информации по магистральным и внутризоновым сетям связи, сдает в аренду (на правах услуги) линии передачи, линейные, групповые и сетевые тракты, каналы тональной частоты, каналы и средства звуковой и телевизионного вещания, радиосвязи, каналы и средства вторичных телефонной и телеграфной сетей, каналы передачи данных, организует новые международные каналы связи.
Общество эксплуатирует, приобретает, арендует, строит новые линии связи, телефонные станции, средства телевидения, радиосвязи и радиовещания и другие объекты связи на территории Российской Федерации и за ее пределами для удовлетворения потребителей в различных услугах междугородной и международной электрической связи, телевидения, радиосвязи и радиовещания.
Общество обеспечивает равный доступ потребителям к принадлежащим ему средствам и каналам связи и в приоритетном порядке предоставляет каналы и тракты связи в интересах обороны, государственного управления, безопасности и правопорядка страны, в том числе в чрезвычайных ситуациях.
Общество принимает на себя обязательства по выполнению соответствующих мобилизационных и других специальных заданий, определяемых отдельными документами и договорами с государственными органами управления, при невыполнении которых по вине Общества лицензии, выданные ему, могут быть аннулированы.
Генеральный директор осуществляет оперативное руководство деятельностью Общества и наделяется в соответствии с законодательством Российской Федерации всеми необходимыми полномочиями для выполнения этой задачи. Генеральный директор несет ответственность за соблюдение режима секретности проводимых работ, разработку и осуществление необходимых мероприятий по защите государственных секретов Российской Федерации. Генеральный директор осуществляет свою деятельность в строгом соответствии с действующим законодательством и уставом.
ОАО «Ростелеком» осуществляет свою деятельность через ряд филиалов, оказывающих услуги связи на всей территории России. Филиалы оказывают услуги связи от имени ОАО «Ростелеком» и проводят взаиморасчеты по установленным таксам с региональными операторами связи. Филиалы также участвуют в подключении региональных сетей связи к магистральной сети ОАО «Ростелеком». В структуру филиалов может входить одно или несколько расположенных в разных местах подразделений, оказывающих соответствующие телекоммуникационные услуги на конкретной территории.
По российскому законодательству филиал не является юридическим лицом, независимым от основного общества. Тем не менее, филиал может иметь имущество, нести ответственность и вступать в договорные отношения от имени основного общества. Филиал не может самостоятельно выступать истцом и ответчиком в суде. Филиалы ОАО «Ростелеком» осуществляют деятельность на основании положений, утверждаемых Генеральным директором ОАО «Ростелеком»
ОАО «Ростелеком» имеет 17 региональных филиалов, разбросанных по всей стране и является монополистом в области своей деятельности.
ОАО «Ростелеком» проводит определенное перераспределение ресурсов ради комплексного развития связи, одни направления приносят деньги, другие их распределяют, а третьи тратят. Важно, чтобы все эти три направления работали, как единый механизм.
ОАО «Ростелеком» в основном взаимодействует с операторами, а не с конкретными потребителями и тем сейчас предпринимаются попытки выйти на рынок самых современных услуг. Во-первых, начинает создаваться сеть мультимедиа связи для органов государственного управления. Самым серьезным образом компания развивает услуги Internet, собирается работать на рынке сотовой спутниковой связи, скоро должен пройти запуск первых спутников “Глобал стар”. ОАО «Ростелеком» старается занимать все коммуникационные ниши, потому что считает, что большой компании не следует зацикливаться на каком-то одном направлении, она должна иметь возможность маневра. Хотя одно из главнейших направлений — транспортная телекоммуникационная сеть.
Основной источник доходов — это междугородная и международная связь, передача данных, телевидение и радиовещание.
Основная стратегическая цель «Ростелекома» — это создание, развитие и совершенствование единой транспортной телекоммуникационной среды как внутри России, так и за ее пределами для обеспечения передачи информационных потоков региональных операторов связи, центральных и региональных телерадиовещательных компаний, органов государственного управления.
ОАО «Ростелеком» обладает мощной транспортной телекоммуникационной сетью, базирующейся на кабельных, радиорелейных, спутниковых каналах связи, обеспечивающих основную долю передачи междугородного и международного трафика России, это мощная наземная сеть телевизионных и радиовещательных каналов. Главная задача, ОАО «Ростелеком» — вывод телекоммуникационной отрасли России на уровень высокоразвитых стран мира.
В Вологодской области Компанию представляет Вологодский филиал ОАО «Ростелеком».
На территории региона, площадью 145.7 тыс.кв. км, с населением 1 млн. 269 тыс. человек действует 355 автоматических телефонных станций ОАО «Ростелеком», общей емкостью более 342,6 тыс. телефонных номеров. Уровень цифровизации местной телефонной сети — 80%. (в т.ч. до каждой сельской АТС подведена оптика). Монтированная емкость оборудования широкополосного доступа Вологодского филиала ОАО «Ростелеком» составляет порядка 150 тысяч ШПД-портов. Также в регионе действует более 6224 таксофонов универсального обслуживания, которые установлены даже в самых удаленных населенных пунктах.
ОАО «Ростелеком» оказывает услуги на базе собственной высокотехнологичной магистральной сети, которая позволяет предоставлять голосовые услуги, а также услуги передачи данных и IP-приложений физическим лицам, корпоративным клиентам, российским и международным операторам.
Великоустюгский филиал Компании обслуживает 8 тысяч абонентов телефонии, почти 3 тысячи пользователей Интернет и 500 пользователей IP-TV.
Великоустюгский филиал ОАО «Ростелеком» оказывает широкий спектр телекоммуникационных услуг:

  • услуги местной и внутризоновой связи;
  • услуги дальней связи;
  • услуги доступа к сети Интернет;
  • услуги сети передачи данных;
  • услуги IP TV;
  • услуги по построению VPN-сетей;
  • услуги видеоконференцсвязи;
  • услуги по предоставлению в аренду физических каналов и трактов связи;
  • услуги интеллектуальной сети связи;
  • справочно-информационные услуги.

3 Анализ организационных коммуникаций в ОАО «Ростелеком»
Для анализа организационных коммуникаций филиала необходимо дать краткую характеристику всем составляющим ее подразделениям.
Директор филиала: организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояние и деятельность перед государством и ОАО «Ростелеком». Директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия ведет работу по оперативному руководству филиалом, занимается планированием, координацией работы всех отделов и служб филиала, принимает решения по текущей деятельности филиала.
Главный инженер (он же является первым заместителем директора филиала) курирует следующие вопросы: эксплуатация линий, работа ТУСМ (технических узлов союзных магистралей), охрана труда и техника безопасности на предприятии, патентно-изобретательскую работу, вопросы метрологии (соблюдения стандартов).
Заместитель директора по общим вопросам. Ему подчиняется: отдел материально-технического снабжения и служба главного механика, включающая в себя: автотранспортный цех, базу флота, хозяйственный отдел.
Главный бухгалтер: решает вопросы бухгалтерского учета, несет ответственность совместно с директором за правильность данных, предоставленных в налоговую инспекцию и бухгалтерию ОАО «Ростелеком».
Главный экономист руководит работой по планированию и экономическому стимулированию на предприятии, повышению производительности труда, выявлению и использованию производственных резервов улучшению организации производства, труда и заработной платы, и др. Ему подчиняется экономический отдел, который разрабатывает годовые, квартальные планы филиала и отдельных ТУСМ, контролирует их выполнение, определяет пути устранения недостатков, организует и совершенствует внутризаводское и внутрицеховое планирование, разрабатывает нормативы для образования фондов экономического стимулирования, ведет оперативный статистический учет, анализ показателей работы основных агрегатов, цехов, разрабатывает и представляет на утверждение проекты, изучает и внедряет передовой опыт в организации планово-экономической работы и др.
Также напрямую директору подчинены: отдел безопасности, отдел кадров, служба маркетинга.
Необходимо отметить что на предприятии применяется консервативный стиль принятия управленческих решений, при котором определена четкая задача; присутствует ограничение связей, осуществляемых преимущественно сверху вниз; качество коммуникации требует дополнительной связи, для более точной информации.

4 Проблемы коммуникаций на предприятии
Как и в любой другой компании в Великоустюгском филиале ОАО «Ростелеком» тоже существуют различные препятствия и возникают различные затруднения, касающиеся коммуникационного процесса. В данном случае к этим затруднениям можно отнести, например, несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления, что может повлечь за собой материальные убытки или несогласованности. Еще одним из недостатков присущий всем другим крупным компаниям является психологический настрой. Это может быть следствием, например, плохого настроения или отношения к сотрудниками по отдельности, или боязни общаться с начальниками.
Каждый месяц (в конце месяца) старшие сотрудники в письменном виде докладывают о проделанной работе начальнику отдела. Также в этом докладе возможны предложения, пожелания, просьбы, как самих старших сотрудников, так и тех младших работников, которые наводятся у них в подчинении. Предварительно просьбы и пожелания младших сотрудников обсуждаются с их начальниками. Таким образом, в Великоустюгском филиале ОАО «Ростелеком» организованы восходящие вертикальные коммуникации.
Здесь возникает проблема передачи информации до начальника отдела. Коллективы отделов довольно дружные, но не редко происходят конфликты между старшими и младшими сотрудниками. Поэтому некоторая информация не доходит до начальника отдела.
В Великоустюгском филиале ОАО «Ростелеком» существует информация, которая не подлежит разглашению и является конфиденциальной. Иногда происходит утечка данной информации.
Сравнение и сопоставление элементов поможет представить систему передачи конфиденциальной информации в форме коммуникационного процесса.
Источник информации — объект, осуществляющий выбор из всей совокупности информационных сообщений одного сообщения, подлежащего передаче по каналу связи адресату. В данном случае источником информации является сотрудник ОАО «Ростелеком», в установленном порядке допущенный к конфиденциальной информации, работающий с документами или иными ее носителями. В процессе разработки (формирования) документа осуществляется преобразование информации в форму сообщения.
Сообщение — набор знаков (текст документа), с помощью которых сведения могут быть переданы другому объекту и восприняты им. В отдельных случаях в Великоустюгском филиале ОАО «Ростелеком» в целях исключения (существенного уменьшения) вероятности овладения посторонним лицом (злоумышленником) охраняемой информацией преобразование информации в текст документа осуществляется с использованием криптографических или программно-аппаратных средств защиты.
Отправитель сообщения — объект, осуществляющий непосредственную передачу документа, содержащего конфиденциальную информацию, адресату. В роли отправителя документа в данном случае выступает сотрудник отдела, осуществляющий непосредственную отправку (доставку) документа по назначению (в соответствии с указанным адресом). Также отправителем может быть оператор, осуществляющий передачу документа с использованием технических средств передачи и обработки информации (технических средств связи).
Передатчик — устройство, выполняющее функцию обработки сообщения в соответствии с выбранным алгоритмом и формирования сигнала для непосредственной его передачи по каналу связи (информационному каналу).
Канал распространения (информационный канал или канал связи) — среда, используемая для передачи сообщения (информации) от передатчика к приемнику.
Приемник — элемент, выполняющий функцию, обратную функции передатчика.
Получатель информации — объект (лицо), осуществляющий фактический прием, обработку (приведение к документальному виду) и подготовку сообщения для его непосредственного доведения до сведения адресата.
Адресат — должностное лицо (сотрудник предприятия), для которого предназначается передаваемая и принимаемая информация.
Главным источником утечки конфиденциальной информации являются сотрудники, допущенные к ней, так же технические неполадки в системе передачи информации и бумажные носители информации.
Для полноты исследования было произведено анкетирование персонала, работающего в Великоустюгском филиале ОАО «Ростелеком». При этом использовалась анкета (Приложение 1) вопросы, которой касались организационных коммуникаций, в результате получились разнообразные результаты, которые описаны далее.
На вопрос: «Большую часть необходимой информации Вы получаете?» большая часть респондентов ответили «из документов», не смотря на то, что в анкете не было такого варианта. Из этого можно сделать вывод, что документооборот в компании налажен достаточно хорошо, и работник может справиться со своими обязанностями, не отвлекая других от работы. Передача приказов так же происходит чаще всего в письменной форме, без личного присутствия руководителя.
По формуле средней арифметической взвешенной рассчитываются индексы способности работать лучше и удовлетворенности общением. В частности, при ответе на вопрос: «Могли бы Вы работать лучше, чем сейчас?» было получено распределение ответов, которое представлено в таблице 1.
Таблица 1 — Могли бы Вы работать лучше, чем сейчас
Несомненно, мог бы Пожалуй, мог бы Вряд ли мог бы Не мог бы ни при каких условиях Не думал об этом
11% 52% 37%

Ели принять значение приведенных ответов по следующей шкале весов: несомненно, мог бы – (+2), пожалуй, мог бы – (+1), не мог бы ни при каких условиях – (-2), вряд ли мог бы – (-1), не думал об этом – (0), то оценка способности работать лучше по группе опрошенных респондентов рассчитывается по формуле средней арифметической взвешенной:

Х = (20 + 111 + (-1)52 +037) / 100 = -0, 41

Можно сделать вывод из расчетов, что работники филиала уже работают на пределе своих возможностей. Этому свидетельствуют получившийся результат, значение которого близко к ответу «вряд ли мог бы».
Аналогичным способом (с помощью той же шкалы), как и в предыдущем случае, рассчитываем удовлетворенность респондентов «общением с руководителем» — Х1 и «общением с коллегами» — Х2. Данные приведены в таблице 2.

Таблица 2 — Удовлетворенность респондентов общением с руководителем
Удовлетворен Не удовлетворен Затрудняюсь ответить
полностью частично полностью частично

  1. Общением с руководителем 4% 21% — 2% 73%
  2. Общением с коллегами 51% 10% — — 39%

Х1 = (42 + 211+ 730+ 0 +2-1) / 100 = 0, 27

X2 = (512+ 101 + 39*0 + 0 +0) / 100 = 1, 12

Из этих данных можно сделать вывод, что работники в большей степени довольны общением с коллегами, нежели чем с руководителем. Причем если во втором случае показатель удовлетворенности коммуникацией стремиться к полной, то в первом персонал все таки затрудняется ответить на вопрос. Но, не смотря на это, большая часть работников организации считают, что у них с руководителем единые цели и нет оснований для конфликта.
Рассчитаем индексы удовлетворенности по факторам, представленным в таблице 3.
Таблица 3 — Индексы удовлетворенности по факторам
Да Скорее да, чем нет Затрудняюсь ответить Скорее нет, чем да Нет
Перед вами поставлены четкие задачи 36% 41% 23% — —
Ваше рабочее место хорошо оснащено 17% 31% 38% 14% —
У вас четкий
круг должностных обязанностей 26% 46% 28% — —
Вам доступна
вся необходимая информация 54% 14% 22% 8% 2%

Х1 = (362 + 411+ 23*0+ 0 +0) / 100 = 1,13

X2 = (172+ 311 + 380 + 14(-1) + 0) / 100 = 0, 51

X3 = (262+ 461 + 28*0 + 0 + 0) / 100 = 0, 98

X4 = (542+ 141 + 220 + 8(-1) + 2*(-2)) / 100 = 1,1

Здесь можно сделать следующие выводы: перед персоналом филиала поставлены четкие цели, у них скорее хорошо, чем плохо оснащено рабочее место, можно сказать, что имеется достаточно четкий круг должностных обязанностей и им доступна вся необходимая информация.
С помощью корреляционного анализа определяют силу взаимосвязи измеряемых величин. Меры взаимозависимости на уровне порядковой шкалы измерения определяют с помощью коэффициентов ранговой корреляции, которые используются для измерения взаимозависимости между качественными признаками, значения которых можно упорядочить или проранжировать по степени убывания (или нарастания) данного качества у исследуемых социальных объектов.
В таблице 4. представлены данные, проранжированные респондентами разного пола, по которым можно рассчитать коэффициент корреляции (rs).

Таблица 4 — Данные, для расчета коэффициента корреляции
Ранги l = 10 d d2
мужской женский
Пол 4 3 1 1
возраст 3 4 1 1
семейное положение 5 5 0 0
должность 1 2 1 1
продолжительность работы в организации 2 1 1 1

rs = 1 — ((6 – 4) / (10*99)) = 1 – 0, 01 = 0, 99
При определении значимости факторов, влияющих на общение, на мнения опрашиваемых оказывал влияние их пол, т.е. происходит расхождение в точках зрения мужчин и женщин.
В ходе исследования мной было выявлено, что большая часть персонала никогда не опаздывает на работу, часто выполняет свою работу в срок, а так же редко ходят на перерыв и им никогда не предъявляют претензии.
Исходя из ответов на вопрос: «Как часто у Вас бывают конфликты с кем-то из членов вашего коллектива?», можно сделать вывод, что сотрудники стараются всяческими методами уходить от конфликта. А что касается вопроса: «Каков характер социальной атмосферы в коллективе?», то респонденты не были не предсказуемыми, ответив, что их коллективу присуща деловая атмосфера. Но нельзя не отметить тот факт, что на втором месте на этот вопрос является ответ: «атмосфера взаимного уважения» (рис. 1).

Рис. 1 — Характер социальной атмосферы в коллективе

При опросе персонала филиала был лишь один вопрос из 42, на который все опрашиваемые ответили одинаково отрицательно. Данный вопрос звучит: «Вы бы сменили место работы, если бы представилась возможность? По какой причине?», это, как мне кажется, косвенно может свидетельствовать о том, что персонал в большей степени доволен сложившимися в коллективе взаимоотношениями, организационными качествами и т.п.
Анализ документов, наблюдение, интервьюирование, анкетирование позволили создать целостный портрет внутренней и внешней системы коммуникаций. При этом можно сделать вывод о достаточно высокой степени развития коммуникаций в этой организации.
Такой системой коммуникаций руководитель оградил себя от излишних сплетней и пересудов, сократил, насколько это возможно, утечку информации. Подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей; это достигается на коллективных праздниках.

5 Мероприятия по улучшению коммуникаций в Великоустюгском филиале ОАО «Ростелеком»
Существующие коммуникационные проблемы на предприятии можно решить, правильно расставив задачи, по исключению возможных каналов утечки конфиденциальной информации. Они решаются как отдельными должностными лицами (персоналом), так и структурными подразделениями предприятия, создаваемыми и функционирующими по различным направлениям защиты информации. Успешное решение этих задач невозможно без применения совокупности средств и методов защиты информации. В первую очередь следует исключить ошибки коммуникационных программ, из-за которых и происходит утечка информации.
Что бы исключить несвоевременное донесение информации и ложные донесения начальству нужно в первую очередь обратить на психологический климат в коллективе. И провести тренинги по сплочению старших и младших сотрудников отдела.
Для улучшения коммуникационного процесса внутри предприятия нужно, прежде всего, усовершенствовать систему информирования сотрудников, проследить на какие профессиональные и социальные группы можно разбить работников предприятия, какова средняя продолжительность работы сотрудников в Великоустюгском филиале ОАО «Ростелеком».
В дальнейшем следует провести опрос у случайной выборки сотрудников на эффективность коммуникационной системы.
Еще один способ узнать об эффективности коммуникационной связи между сотрудниками предприятия – создание фокус-групп. Трудность такой оценки состоит в самих задачах наблюдения – необходимо зафиксировать и измерить изменения в поведении сотрудников. Например, определить, больше или меньше усилий люди стали прилагать для выполнения работы и что изменилось в их восприятии компании за выбранный промежуток времени.
В большом коллективе Великоустюгского филиала высшее руководство в силу его удаленности от подчиненных и номенклатурной разницы в какой то степени не уважаемо, не авторитетно в низовых звеньях. В связи с этим наиболее предпочитаемый способ получения информации об организационных целях – личная встреча с глазу на глаз. Это поспособствует возрастанию роли руководителей среднего звена в общей цепи. Их задача – способствовать тому, чтобы сотрудники поняли, как воплощать в жизнь разработанную «наверху» стратегию.
Так же при информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свое предприятие.
Росту доверия к компании способствуют:
– своевременная и регулярная коммуникация;
– демонстрация доверия к сотрудникам (например, распространение как хороших, так и плохих новостей);
– привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений.
Делегирование полномочий обусловлено необходимостью быстро реагировать на все изменения, происходящие внутри предприятия. Сокращение средних уровней управления в организациях увеличивает ответственность сотрудников за принятые ими решения.

Заключение
В ходе прохождения преддипломной практики Великоустюгском филиале ОАО «Ростелеком» были приобретены практические навыки сбора и обработки информации о системе коммуникаций предприятия.
В процессе прохождения практики была проанализирована система организационных коммуникаций Великоустюгского филиала ОАО «Ростелеком», были показаны причины негативного влияния при недостаточно развитой коммуникационной структуре и необходимость развития связей для повышения эффективности управления и улучшения качества принимаемых решений.
Реализуя эту политику, руководитель предприятия дает полномочия подчиненным, подготавливая их к выполнению управленческих работ более высокого уровня. Действуя подобным образом, генеральный директор должен видеть возможности и объёмы делегирования полномочий тому или иному руководителю.
Время от времени руководители более низкого уровня должны давать оценку организационной структуре с точки зрения контроля, оценки деятельности подразделения и в связи с тем, что возникают изменения в технологии, на рынке, самом предприятии, требующие реорганизации, исследований и преодоления недостатков. Поэтому руководители подразделений могут обмениваться информацией, реально оценивая те или иные вопросы, и выносить свои уже готовые решения на согласование с техническим руководителем.
Для решения проблем связанных с психологическим климатом в коллективе и нарушением коммуникаций между старшими и младшими сотрудниками следует провести тренинги по сплочению коллектива.
Провести тестирования на эффективность коммуникаций на предприятии.
Так же устранить неполадки в информационно-коммуникативной системе предприятия, тем самым устранив утечку конфиденциальной информации.

Список использованных источников

  1. Балдин К.В. Управленческие решения: теория и технология принятия. – М.: Проект, 2004. – 300с.
  2. Батаршев А.В. «Организаторские и коммуникативные качества личности» (Для деловых людей). — Таллин: Центр информационных и социальных технологий «Регалис», 2008.-215с.
  3. Кричевский Р.Л. «Если Вы руководитель» — М.: Издательство «ДЕЛО», 2009. — 156с.
  4. Крейнер С. Ключевые идеи менеджмента. / Пер с англ. – М.: ИНФРА – М, 2010. – 206 с.
  5. Ладанов И.Д. «Практический менеджмент» — М.: Элник, 2007. – 336 с.
  6. Левина С.Ш.Управленческие решения. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 223с.
  7. Ломакин А.Л. Управленческие решения. – М.: Форум, 2009. – 188с.
  8. Матвеева А., Хорошавина Н. «Семь нот менеджмента»: Настольная книга руководителя / Под ред. В. Красновой и А. Привалова. — 2-е изд. — М.: ЗАО «Журнал Эксперт», 2008.- 52с.
  9. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. — М.:Дело, 2009. – 418 с.
  10. Ременников В.Б. Управленческие решения. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – 142 с.
  11. Саак А.Э. Информационные технологии управления. – СПб.: Питер, 2010. – 318с.
  12. Сорина Г.В. Основы принятия решений: учеб. пособие. – М.: Экономистъ, 2008. – 187с.
  13. Спивак В. Современные бизнес-коммуникации. — СПб: Питер, 2009. – 366 с.
  14. Фатхутдинов Р.А. Управленческие решения. – М.: Инфра-М, 2008. – 343с.
  15. Чудновская С.Н.Управленческие решения. – М.: Эксмо, 2007. –367с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Анкета
Уважаемый сотрудник!
Просим Вас принять участие в исследовании. Для ответа на вопросы необходимо: внимательно прочитать варианты ответов; выбрать один из них, наиболее соответствующий вашему мнению и поставить знак «+» напротив него; если ответ не предлагает вариантов, напишите свой ответ как можно полнее или, если Вы затрудняетесь, поставьте прочерк.
Опрос является анонимным.

  1. Продолжительность Вашей работы в коллективе?
    менее 1 года 1-3 года 4-10 лет более 10 лет Как вы могли бы охарактеризовать контакты?
    между сотрудником и руководителем между сотрудниками организации
  2. они практически отсутствуют
  3. предпочтение письменных контактов личным
  4. руководители постоянно лично общаются с сотрудниками
  5. ограниченные и несущественные
  6. формальны и подчиняются правилам
  7. открыты и насыщены
  8. Другое, напишите что___________________________
  9. Большую часть необходимой информации Вы получаете?
    1) от руководителя;
    2) от коллег;
    3) другое, напишите что______
  10. Какие виды отношений в большей степени характерны для вашей работы?
    1) формальные;
    2) неформальные.
    3) в одинаковой степени формальные и неформальные.
  11. Чаще всего на работе Вы общаетесь?
    1) непосредственно визуально
    2) по телефону
    3) через Интернет
    4) другое, напишите что______
  12. Вы бы сменили место работы, если бы представилась возможность? По какой причине?_____________________________________

В какой мере Вы удовлетворены общением?
Удовлетворен Не удовлетворен Затрудняюсь ответить
полностью частично полностью частично

  1. Общением с руководителем
  2. Общением с коллегами

Насколько часто:
часто редко никогда

  1. Вы опаздываете на работу
  2. Вы выполняете свою работу в срок
  3. Перерывы на отдых
  4. Вам предъявляют претензии
  5. Какое утверждение об отношениях между работником и работодателем соответствует Вашему мнению?
    1) у работника и работодателя единые цели и нет оснований для конфликта
    2) у работника и работодателя противоположные интересы и отношения между ними нуждаются в постоянном согласовании, регулировании и координации
    3) наемные работники и работодатели договорится между собой никогда не смогут
    4) не знаю, не думал(а) об этом
  6. Как происходит передача распоряжений?
    1) при непосредственном контакте с руководителем
    2) в письменной форме
    Что в наибольшей степени влияет на общение? Оцените в баллах, (5 баллов — наиболее значимый критерий, а 1 балл — наименее значимый). Балл
  7. пол
  8. возраст
  9. семейное положение
  10. должность
  11. продолжительность работы в организации
  12. Как часто, Вы считаете, надо устраивать совместные праздники и вечера досуга?
    1) как можно чаще
    2) 1-2 раза в год
    3) я не люблю подобные мероприятия
    4) другое, напишите что_____
    27.Существуют ли слухи в организации?
    1) да
    2) нет
    3) затрудняюсь ответить
    Считаете ли Вы, что
    Да Скорее да, чем нет Затрудняюсь ответить Скорее нет, чем да Нет
  13. Перед вами поставлены четкие задачи
  14. Ваше рабочее место хорошо оснащено
  15. У вас есть четкий круг должностных обязанностей
  16. Вам доступна вся необходимая информация
  17. Могли бы Вы работать лучше, чем сейчас?

Несомненно, мог бы Пожалуй, мог бы Вряд ли мог бы Не мог бы ни при каких условиях Не думал об этом

  1. Как часто у Вас бывают конфликты с кем-то из членов вашего коллектива?
    1) никогда
    2) редко, от случая к случаю
    3) с определенными людьми
    4) стараюсь избегать людей, с которыми может возникнуть конфликт
    5) постоянно
    Каков характер социальной атмосферы в коллективе (выберите один вариант)?
  2. дружеская
  3. атмосфера взаимного уважения
  4. деловая атмосфера
  5. «каждый сам за себя»
  6. нездоровая, нетоварищеская атмосфера
  7. Другое, напишите что_________________________
  8. Ваш пол?
    1) женский
    2) мужской
    41.Ваш возраст. Укажите по данной шкале:

до 25 лет 26 – 35 лет 36 – 45 лет старше 46 лет

  1. Ваше семейное положение?________
    Спасибо за ответы!
Оцените статью
Поделиться с друзьями
BazaDiplomov